وقتی صحبت از مدیریت اطلاعات کسبوکار و هماهنگ کردن اعضای تیم میشود، داشتن یک تفکر سیستمی و یکپارچه بهشدت ضروری است.
ذخیره کردن دادهها در فایلهای پراکنده اکسل بهتنهایی کافی نیست؛ مهم این است تیم بتواند روی آن دادهها با هم تعامل داشته باشد و کارها را پیش ببرد. نرمافزار پراگرس پودیو (Progress Podio) که در گذشته فقط با نام پودیو شناخته میشد، دقیقا برای همین هدف ساخته شده است. این ابزار کمک میکند هم پایگاه دادههای (دیتابیس) خود را مدیریت کنید و هم خیالتان از بابت ارتباطات تیمی و مدیریت پروژهها راحت باشد.
پودیو دقیقا چیست و چه تفاوتی با رقبا دارد؟
برای درک بهتر پودیو، بیایید یک تصویرسازی ذهنی انجام دهیم:
نرمافزارهای دیتابیس معمولی (حتی ابزارهای معروف و قدرتمندی مثل Airtable) را شبیه به یک انبار بزرگ و بسیار منظم در نظر بگیرید. شما اطلاعات، فایلها، سوابق و اعداد کسبوکارتان را با دقت در قفسههای این انبار دستهبندی میکنید و هر زمان که نیاز داشتید، به سراغشان میروید. دادهها آنجا ساکت و آرام روی قفسهها نشستهاند، اما به خودی خود هیچ جریان زنده و تعاملی در آن فضا وجود ندارد.
اما پودیو چه کار کرده است؟ پودیو آمده و درست در وسطِ این انبارِ اطلاعات، یک دفتر کارِ شیشهای، مدرن و پرجنبوجوش برای تیم شما ساخته است!
در واقع، در پودیو شما فقط با یک انبار سرد و بیروح از دادهها طرف نیستید. این ابزار علاوه بر اینکه تمام امکانات یک دیتابیس قدرتمند را به شما میدهد، سرمایهگذاری عظیمی روی بحث «همکاری تیمی» و «مدیریت پروژه» کرده است. یعنی در همان فضایی که اطلاعات ذخیره شدهاند، اعضای تیم میتوانند با هم گفتگو کنند، برای هم کامنت بگذارند، وظایف را تقسیم کنند و کارها را در یک محیط کاملا زنده و پویا پیش ببرند. اینجا دادهها و آدمها دقیقا شانهبهشانه هم کار میکنند.
مزایا و معایب پودیو در یک نگاه
قبل از اینکه وارد جزئیات شویم، بیایید خیلی سریع ببینیم این ابزار چه نقاط قوت و ضعفی دارد:
ویژگیهای برجسته پودیو
چیزی که پودیو را از یک نرمافزار ساده متمایز میکند، نگاه همهجانبه آن به نیازهای یک کسبوکار است. سازندگان این نرمافزار، امکانات آن را در دو کفه ترازوی بسیار مهم قرار دادهاند:
1. ابزارهایی برای کار تیمی بهتر
2. ابزارهایی برای شخصیسازی سیستم
بیایید این ویژگیها را دقیقتر بررسی کنیم:
بخش اول: همکاری و ارتباطات تیمی
موفقیت هر پروژهای در گرو ارتباط درستِ اعضای تیم است. پودیو برای این بخش سه ویژگی کلیدی ارائه میدهد:
فضاهای کاری اختصاصی
پودیو به شما اجازه میدهد برای هر دپارتمان (مثلا تیم فروش، تیم بازاریابی) یا هر پروژه خاص، یک «فضای کاری» کاملا مجزا بسازید. در این فضاها، افراد مربوطه دور هم جمع میشوند، اطلاعات مخصوص به خودشان را میبینند و بدون ایجاد مزاحمت یا تداخل با کار بقیه تیمها، روی اهدافشان تمرکز میکنند.
مدیریت شفاف وظایف
دیگر نیازی نیست کارها را در چتهای شلوغ یا سررسیدهای کاغذی گم کنید. در پودیو میتوانید برای هر عضو تیم یک وظیفه دقیق با تاریخ تحویل مشخص تعریف کنید. شما به عنوان مدیر یا همتیمی، دقیقاً میبینید که هر کار در چه مرحلهای قرار دارد و چه کسی مسئول انجام آن است.
اشتراکگذاری آسان فایلها
هر فایلی که برای پیشبرد یک کار نیاز دارید را میتوانید مستقیما کنار همان وظیفه یا پروژه آپلود کنید. پودیو بهراحتی با ابزارهای ابری مثل گوگل درایو (Google Drive) و دراپباکس متصل میشود؛ بنابراین اعضای تیم همیشه به آخرین نسخه از فایلها دسترسی دارند و از سردرگمی نجات پیدا میکنند.
بخش دوم: شخصیسازی و انعطافپذیری
هیچ دو کسبوکری دقیقا شبیه به هم کار نمیکنند. به همین دلیل، پودیو بهجای تحمیل یک ساختار ثابت، ابزارهایی برای شخصیسازی کامل به شما میدهد:
اپلیکیشنهای اختصاصی پودیو
این جذابترین بخش ماجراست! در پودیو، شما میتوانید بدون نیاز به حتی یک خط کدنویسی، اپلیکیشنها یا همان دیتابیسهای اختصاصی خودتان را بسازید. چه به یک سیستم برای مدیریت مشتریان (CRM) نیاز داشته باشید و چه بخواهید روند استخدامها را پیگیری کنید، پودیو دقیقا مانند خمیر بازی، به همان شکلی درمیآید که کسبوکار شما نیاز دارد.
اتوماسیون جریانهای کاری
چرا باید کارهای تکراری را دستی انجام دهید؟ با اتوماسیونهای پودیو، میتوانید قوانینِ «اگر این اتفاق افتاد، آن کار را انجام بده» بسازید. مثلا به سیستم میگویید: «اگر فرم قرارداد مشتری امضا شد، بلافاصله یک وظیفه برای تیم حسابداری ایجاد کن». این ویژگی، سرعت تیم شما را به شدت بالا میبرد.
یکپارچهسازی و اتصال به افزونهها
پودیو شما را در یک جزیره دورافتاده حبس نمیکند! این پلتفرم قابلیت اتصال به صدها نرمافزار و ابزار جانبی دیگر را دارد. با این ویژگی، اطلاعات بین پودیو و سایر نرمافزارهای سازمان شما بهصورت خودکار رد و بدل میشود و یک سیستم کاملا یکپارچه و بدون نقص خواهید داشت.
پلتفرمها و دسترسی به پودیو
در دنیای پرسرعت کسبوکارهای امروزی، اینکه بخواهید برای مدیریت کارهایتان فقط به یک کامپیوتر ثابت در دفتر شرکت محدود باشید، اصلا منطقی نیست. سازندگان پودیو این موضوع را به خوبی میدانند؛ به همین دلیل، این پلتفرم را طوری طراحی کردهاند که تیم شما بتواند از هر دستگاهی و در هر موقعیتی به اطلاعات دسترسی داشته باشد.
شما میتوانید از سه مسیر اصلی وارد فضای کاری خود در پودیو شوید:
1. نسخه تحت وب
وقتی پشت میز کارتان هستید، نیازی به دانلود و نصب هیچ نرمافزار سنگینی روی سیستم ندارید. پودیو کاملا مبتنی بر فضای ابری (Cloud) است. این یعنی فقط کافی است مرورگر اینترنت خود (مثل کروم یا فایرفاکس) را باز کنید، وارد سایت پودیو شوید و با یک صفحه نمایش بزرگ، تمام دیتابیسها، گزارشها و پروژهها را با تسلط کامل مدیریت کنید.
2. اپلیکیشن اندروید
اگر از گوشیها یا تبلتهای اندرویدی استفاده میکنید، پودیو یک اپلیکیشن اختصاصی و روان برای شما دارد. این ویژگی برای زمانهایی که دور از لپتاپ هستید بسیار کاربردی است.
3. اپلیکیشن آیفون و آیپد
کاربران اکوسیستم اپل هم فراموش نشدهاند. اپلیکیشن iOS پودیو به شما اجازه میدهد تا کل دفتر کارتان را در جیب خود داشته باشید.
چرا این دسترسی همهجانبه مهم است؟
فرض کنید در مسیر رفتن به یک جلسه مهم هستید و ناگهان همکارتان یک فایل قرارداد را در پودیو آپلود میکند. بهجای اینکه منتظر بمانید تا به لپتاپ خود برسید، همان لحظه روی گوشی موبایلتان یک نوتیفیکیشن (اعلان) دریافت میکنید، فایل را باز میکنید، نظر خود را در بخش کامنتها مینویسید و کار بدون حتی یک دقیقه وقفه پیش میرود. در واقع، همگامسازی اطلاعات بین نسخه وب و موبایل در پودیو به صورت لحظهای انجام میشود.
- نویسنده: تیم تحریریه مدیرسبز
