جدا از نوع شغل و حرفه، اکثر افراد دنبال افزایش بهره­‌وری در طول روز کاری خود هستند. شاید بتوان گفت در حال حاضر یکی از بهترین استراتژی­‌ها، کاهش همه چیز است! برای مثال کاهش تعداد فعالیت­‌های یادداشت شده در لیست کارهای روزانه به حداکثر شش عدد!

یک روز پربازده و انجام وظایف تعیین شده توسط شخص، تاثیر مثبت فو‌‌‌ق‌­العاده­‌ای بر روی انرژی و روحیه می‌گذارد، ولی بر خلاف باور عموم، همه چیز تیک زدن تسک‌­ها و فعالیت‌­های روزانه نیست؛ بلکه مهم‌­تر از آن، کاهش تعداد فعالیت­‌های روزانه به کم‌ترین تعداد و در عین حال تمرکز بر مهم‌ترین آن است.

با در نظر گرفتن 7 مورد زیر، بهره‌­وری خود را به شکل قابل‌ توجهی افزایش دهید:

1. فهرست وظایف روزمره خود را کوچک‌تر کنید

پر کردن کل هشت ساعت کاری از فعالیت‌­ها و وظایف و انجام فقط تعدادی از آن‌­ها، تاثیر منفیِ محسوسی بر روحیه شما خواهد گذاشت؛ در صورت این­که با کاهش موارد لیست وظایف خود (To-Do List) به تعداد حداکثر شش عدد و تمرکز بر فعالیت‌­های کلیدی و تاثیرگذار، تاثیر به مراتب بیشتری خواهید داشت.

2. استراحت کنید

آیا می­‌دانستید ساعت‌­ها، طولانی کار کردن و در نتیجه سر درد، نشانه مصرف بیش از حد گلوکز توسط مغز و در نتیجه هشدار به شما در جهت استراحت است؟ برای اینکه بازده کاری خود را افزایش دهید، بهتر است پس از زمان مشخصی (که نظریه‌­های گوناگونی وجود دارد)، حتما استراحت کنید. پیاده‌­روی، نوشیدن آب، تغذیه بدن، تنفس عمیق و … به شارژ مجدد انرژی شما خواهد انجامید.

3.  از قانون 20/80 پیروی کنید

این قانون، در مورد فعالیت‌­های شخصی شما هم صادق است. تقریبا اکثر افراد با این قانون آشنا هستند، ولی با این حال کم‌تر مورد توجه قرار می­‌دهند: 20 درصد فعالیت‌های شما، 80 درصد نتایج شما را رقم می­‌زند.

به زبان دیگر، شما می‌­بایست کلیدی­‌ترین و تاثیرگذارترین فعالیت‌­های خود (که همان 20 درصد است) را شناسایی کرده و تمرکز اصلی خود را روی آن‌­ها قرار دهید.

این اقدام، مکمل مورد شماره یک است. شما با تمرکز بر فعالیت‌­های کلیدی خود، لیست وظایف روزمره خود را نیز کاهش خواهید داد.

4. از فناوری استفاده نکنید!

شاید عنوان این مورد، کمی اغراق‌­آمیز باشد، ولی منظور آن است که در فناوری و تاثیرات آن غرق نشوید. وسوسه استفاده از شبکه‌­های اجتماعی، چک کردن ایمیل‌­ها و پیام‌­های رسیده، وب­‌گردی، خواندن پیامک‌­های رسیده به تلفن همراه شما و … از قاتلین بهره­‌وری شما هستند.

شما می­‌توانید در صورت اینکه برنامه روزانه خود را تا حدی پیش بردید، به عنوان تشویق، زمان خاصی را به این نوع فعالیت‌­ها اختصاص دهید. همچنین شاید بهتر باشد که زمان و ساعت خاصی را برای به‌ کارگیری این نوع فناوری در نظر گرفته تا از وسوسه بررسی مداوم ابزارهای ارتباطی خود جلوگیری به عمل آورید.

5. از فناوری استفاده بکنید!

با مورد قبل تناقض دارد!؟ درست است، ولی منظور این است که از فناوری و ابزارهای خودکارسازی بهترین استفاده را داشته باشید.

برای مثال، آیا از بمباران ایمیلی و انباشته شدن صندوق پست الکترونیکی خود کلافه شده­‌اید؟ می­‌توانید در تنظیمات پست الکترونیک خود، ابزار فیلترینگ آن را فعال کرده تا ایمیل­‌های شما به شکل خودکار وارد فولدرهای مربوطه شود.

6. از تکنیک و نرم­‌افزار پومودرو استفاده کنید

این تکنیک، می‌­گوید شما (برای مثال) 25 دقیقه کاملا متمرکز بر روی فقط یک فعالیت بوده، سپس 5 دقیقه استراحت کنید. به‌بیان‌دیگر، این تکنیک تاکید بر تمرکز بر روی فقط یک فعالیت در زمان مشخص و تعیین‌شده‌ای و سپس استراحت پس‌ازآن دارد، همچنین مخالف نگرش انجام هم‌زمان چند کار در کنار یکدیگر (Multitasking) است.

برای تکنیک فوق، نرم‌­افزارهای رایگان زیادی وجود دارد. تقریبا در اکثر این نرم‌­افزارها، امکان تغییر ساعت پیش‌­فرض آن و زمان استراحت وجود دارد؛ برای مثال زمان کار که معمولا در نرم‌­افزار بر روی 25 دقیقه تنظیم‌شده است را می­‌توان بر روی 45 یا 90 دقیقه تنظیم کرد.

7. اقدام کنید

مقاله‌­های بسیار زیادی درباره افزایش بهره‌­وری، مدیریت زمان و … وجود دارد، ولی مهم‌­تر از آن، مطالعه یک مقاله و برنامه‌­ریزی در جهت اجرای تکنیک­‌ها و استراتژی­‌های آن می‌­باشد. به‌بیان‌دیگر، شما نه‌تنها نباید خود را در معرض بمباران اطلاعات قرار دهید، بلکه می‌­بایست یک مقاله را یا تکنیک را پس از انتخاب، بارها مطالعه و تمرین کنید.

در ورزش­‌های رزمی، یک ایده پایه­‌ای وجود دارد: شما لازم نیست هزاران تکنیک را آموزش ببینید، شما کافی است دوازده تکنیک را آموزش دیده، ولی هزاران بار آن را اجرا و تمرین کنید.

پس به‌منظور مبارزه کردن با عادت‌­های قدیم خود، همین امروز یکی از تکنیک­‌های بالا را انتخاب و بارها و بارها آن را اجرا کرده تا تبدیل به یکی از عادت‌­های اساسی شما شود.