بسیاری از مدیران برداشت‌های اشتباهی از سیستم‌سازی دارند. اگر مدیر هستید و می‌خواهید به کسب‌وکارتان نظم بدهید و کنترل بیشتری داشته باشید باید سیستم‌سازی انجام دهید.

چرا سیستم سازی را شروع نمی‌‌کنیم؟

1. فکر می‌کنیم باید تمام فرایندها را ثبت کنیم

معمولا در هر کسب‌وکار شاید بیش از 100 فرایند، از ساده‌ترین فرایند مانند باز کردن در تا فرایندهای پیچیده‌ای مانند فرایند اصلی مارکتینگ وجود دارد.

شاید کافی باشد برای سیستم‌سازی حرفه‌ای فقط به تعداد انگشت‌شماری فرایند را با دقت ثبت کنیم و آن را بهینه کنیم تا بتوانیم نتیجه خوبی از کسب‌وکارمان بگیریم.

2. ساخت اسناد متنی کار بسیار سخت و زمان‌بری است

اگر سیستم‌سازی را شروع کنید مجبور هستید خودتان و تیمتان از صبح تا شب، فایل‌هایی را تهیه و در ورد تایپ کنید و این اسناد را در پرونده‌هایی ذخیره کنید که معمولا این کار بیشتر در کسب‌وکارهای سنتی انجام می‌شود؛ ولی بسیاری از اسناد لازم نیست متنی باشد، می‌تواند صوت یا ویدیو باشد.

فرض کنید یک گرافیست یا حسابدار دارید که می‌خواهد فرایند ثبت یک فاکتور را نشان دهد. کافی است از صفحه‌نمایشتان فیلم بگیرید و این جزو اسنادتان باشد. بنابراین لزوما همه اسناد متنی نیست.

3. فکر می‌کنیم کل کار را خودمان باید انجام بدهیم

سومین افسانه در سیستم‌سازی این است که اگر سیستم‌سازی را شروع کنید باید کل کار را خودتان انجام دهید. منظور از کل کار، پیاده‌سازی سیستم‌سازی است؛ ولی بخش زیاد سیستم‌سازی و اجرای آن توسط تیممان انجام می‌شود. ما در واقع مدیریت پروژه سیستم‌سازی را بر عهده می‌گیریم و از هرکدام از کارمندان می‌خواهیم فرایندها را با روش‌های مناسب خودشان ثبت کنند، از تیم کمک می‌گیریم و لازم نیست کل وقت خودمان را برای سیستم‌سازی بگذاریم؛ ولی خودمان باید مسلط باشیم تا بتوانیم پروژه‌ای را مدیریت کنید.

بنابراین اگر می‌خواهید سیستم‌سازی کنید کار پیچیده‌ای نیست، البته تاکید می‌کنم کار ساده‌ای هم نیست، انرژی و عزم راسخی می‌خواهد که کار را حتی تا ماه‌ها ادامه دهید تا به‌جایی برسد. ولی مطمئن باشید بعد از سیستم‌سازی حس بسیار خوبی خواهید داشت و احساس تسلط زیادی بر کسب‌وکارتان دارید.