این مقاله برگرفته از نوشته‌ها و از زبان Bryanne DeGoede، موسس و شریک مدیریتی در شرکت BLND PR است. او معتقد است توسعه کسب‌وکار به‌معنای انجام کارهای بیشتر نیست؛ بلکه یعنی ایجاد ساختار، تعیین مرزها و ساختن تیمی کارآمد که بتواند رشد سازمان را بدون ایجاد فرسودگی شغلی پیش ببرد.

برای توسعه کسب‌وکار به شکلی پایدار و هوشمند، لازم است ابتدا نشانه‌های آشفتگی و فشار بیش‌ازحد را بشناسید. به‌جای تکیه بر راه‌حل‌های موقتی، باید سیستم‌هایی بسازید که رشد شما را در بلندمدت پشتیبانی کنند. در مسیر توسعه کسب‌وکار، تعیین مرزهای شفاف باعث می‌شود احترام متقابل در تیم حفظ شود و تمرکز بر اهداف اصلی باقی بماند.

همچنین توصیه می‌شود پیش از بروز نیاز واقعی، نیروهای کلیدی را استخدام کنید تا از بحران‌های مدیریتی جلوگیری شود. در نهایت، برای توسعه کسب‌وکار موفق باید از نقش یک «اپراتور» صرف خارج شوید و به‌جای انجام تمام کارها، به یک رهبر الهام‌بخش تبدیل شوید. به خاطر داشته باشید انرژی شما، یکی از ارزشمندترین منابع سازمان است؛ با آن همانند سرمایه مالی رفتار کنید تا مسیر توسعه کسب‌وکار شما پایدار، هوشمند و اثربخش باشد.

درس‌هایی از شروع مسیر توسعه کسب‌وکار

وقتی برای اولین بار آژانس خود را راه‌اندازی کردم، تصورم از موفقیت، همیشه مشغول بودن بود. هر ایمیل مشتری فوریت داشت، هر درخواست در اولویت بود و هر روز مانند یک دوی سرعت بی‌پایان به نظر می‌رسید. شب و روز کار می‌کردم، چون باور داشتم توسعه کسب‌وکار فقط با کار بیشتر به دست می‌آید؛ اما واقعیت چیز دیگری بود؛ رشد بدون ساختار، خیلی زود مرا به مرز فرسودگی شغلی رساند.

در نهایت فهمیدم توسعه کسب‌وکار به معنای «بله گفتن» به کارهای بیشتر نیست؛ بلکه یعنی ساختن سیستم‌ها، فرایندها و طرز فکری روشن که مسیر رشد را شفاف می‌کنند. بدون این شفافیت، رشد به آشفتگی و استرس منتهی می‌شود؛ اما وجود آن، مسیر توسعه کسب‌وکار به شکلی پایدار و قابل‌مدیریت پیش می‌رود.

در ادامه، نکاتی را به اشتراک می‌گذارم که از تجربه خود درباره توسعه کسب‌وکار همراه با حفظ سلامت روان آموخته‌ام؛ نکاتی که می‌توانندکمک کنند رشد کنید؛ بدون اینکه در این مسیر فرسوده شوید!

قدم اول: نشانه‌های آشفتگی را بشناسید

اولین گام در مسیر توسعه کسب‌وکار، شناخت دقیق نشانه‌های آشفتگی است. بسیاری از کارآفرینان در ابتدای مسیر، تصور می‌کنند شلوغی و فشار کاری نشانه پیشرفت است؛ در حالی‌که این موضوع اغلب زنگ خطری برای فرسودگی شغلی و نداشتن تعادل است.

من خودم این واقعیت را زمانی فهمیدم که شب‌های بی‌پایان کار، از دست رفتن جزئیات و احساس گناه دائمی هنگام فاصله گرفتن از لپ‌تاپ، بخشی از زندگی روزمره‌ام شده بود. اگر بدون حضور مداوم شما، همه چیز از هم می‌پاشد، یعنی در وضعیت آشفتگی فعالیت می‌کنید؛ نه در مسیر رشد واقعی.

نشانه‌های رایج آشفتگی در مسیر توسعه کسب‌وکار

• کارها و تعهدات مهم از دست می‌روند یا به تعویق می‌افتند.
• مشتریان، به جای شما، زمان‌بندی و اولویت‌ها را تعیین می‌کنند.
• تمام زمان خود را «در» کسب‌وکار صرف می‌کنید؛ نه «روی» آن.

شناخت این نشانه‌ها اهمیت زیادی دارد؛ زیرا تا زمانی که وجود آشفتگی را نپذیرید، نمی‌توانید آن را اصلاح کنید. به یاد داشته باشید، آشفتگی نشانه افتخار نیست؛ بلکه هشداری است مبنی بر اینکه در مسیر توسعه کسب‌وکار، نیاز به بازنگری و ایجاد نظم ساختاری دارید.

قدم دوم: به‌جای راه‌حل‌های موقتی، سیستم بسازید

یکی از بزرگ‌ترین اشتباهاتی که بسیاری از صاحبان کسب‌وکار در مسیر توسعه کسب‌وکار مرتکب می‌شوند، تکیه بر راه‌حل‌های سریع و موقتی است. وقتی اوضاع از کنترل خارج می‌شود، اغلب دنبال چسب زخم‌هایی مثل استخدام عجولانه، خرید ابزارهای جدید یا افزودن فهرست‌های کاری بیشتر می‌رویم؛ اما این روش‌ها پایدار نیستند و به رشد واقعی منجر نمی‌شوند.

اهمیت ساخت سیستم در توسعه کسب‌وکار

توسعه کسب‌وکار پایدار تنها با ایجاد سیستم‌های موثر امکان‌پذیر است. من این حقیقت را زمانی درک کردم که شروع به طراحی گردش‌های کاری استاندارد برای آژانس خود کردم. به‌جای اینکه در هر پروژه، چرخ را از اول اختراع کنیم، فرآیندهایی ساختیم که همه اعضای تیم را در یک مسیر هماهنگ نگه می‌داشت:

• برگه‌های وظایف ساختاریافته برای بخش‌های روابط عمومی و شبکه‌های اجتماعی
• برنامه‌های زمان‌بندی دقیق برای محافظت از زمان تمرکز
• دستورکارهای مشخص برای ورود مشتریان جدید تا سریع‌تر با تیم و پروژه‌ها همسو شوند.

این سیستم‌ها خستگی ناشی از تصمیم‌گیری‌های لحظه‌ای را از بین بردند. وقتی این ساختارها در جای خود قرار گرفتند، دیگر نیازی نبود درگیر جزئیات کوچک شوم. تیم با وضوح عمل می‌کرد و من توانستم تمرکز خود را از حل بحران‌ها به رهبری و استراتژی معطوف کنم.

در حقیقت، اگر می‌خواهید توسعه کسب‌وکار شما پایدار و مقیاس‌پذیر باشد، باید از راه‌حل‌های موقتی عبور کنید و سیستمی بسازید که حتی در غیاب شما نیز رشد را ادامه دهد.

قدم سوم: مرزهایی تعیین کنید که احترام می‌آورند

در مسیر توسعه کسب‌وکار، تعیین مرزهای شفاف یکی از موثرترین کارهایی است که می‌توانید برای حفظ انرژی، تمرکز و احترام متقابل انجام دهید. یکی از بزرگ‌ترین درس‌هایی که من یاد گرفتم این بود که در دسترس بودن ۲۴ ساعته و ۷ روز هفته، نشانه حرفه‌ای بودن نیست؛ بلکه نشانه فرسودگی و ناتوانی در مدیریت انرژی است.

مشتریان فقط پاسخ سریع نمی‌خواهند؛ بلکه از شما اعتمادبه‌نفس و ثبات انتظار دارند و این ویژگی‌ها، از دل ساختار و مرزبندی می‌آیند.

مرزها، پایه احترام در توسعه کسب‌وکار

در گذشته، وقتی فورا به پیام‌ها پاسخ نمی‌دادم، احساس گناه می‌کردم؛ اما امروز، در آژانس خود مرزهای کاری مشخصی تعیین کرده‌ام.

• تماس‌های مشتریان در روزهای جمعه را حذف کردیم تا تیم بتواند بر برنامه‌ریزی‌های داخلی و ایده‌پردازی خلاقانه تمرکز کند.
• دیگر شماره تلفن شخصی‌ام را در اختیار مشتریان قرار نمی‌دهم و هدف اصلی‌مان این است بعد از ساعت ۶ عصر، از کار جدا شویم تا همه اعضا بتوانند انرژی خود را بازیابی کنند.

ابتدا نگران بودم این تغییرات باعث نارضایتی مشتریان شود؛ اما نتیجه برعکس بود! آن‌ها به این مرزها احترام گذاشتند. این رویکرد نه‌تنها روابط ما را قوی‌تر کرد؛ بلکه به تیم اجازه داد تمرکز بیشتری روی ارائه نتایج با کیفیت بالا داشته باشد و اعتماد بلندمدت ایجاد کند.

در واقع، مرزها در توسعه کسب‌وکار به‌معنای محدود کردن مشتریان نیستند؛ بلکه راهی برای پیش‌بینی‌پذیر و قابل‌اعتمادتر کردن فعالیت‌ها هستند. در دنیای پرآشوب کارآفرینی، این پیش‌بینی‌پذیری یکی از بزرگ‌ترین مزیت‌های رقابتی شما است.

قدم چهارم: برای فردا استخدام کنید؛ نه فقط برای امروز

یکی از اصول کلیدی در مسیر توسعه کسب‌وکار این است استخدام را به‌عنوان اقدامی پیشگیرانه ببینید؛ نه واکنشی.

بسیاری از کارآفرینان، آن‌قدر منتظر می‌مانند تا در کارهای روزمره غرق شوند و سپس تصمیم به استخدام بگیرند؛ اما این رویکرد، تنها آشفتگی را دوچندان می‌کند. راه‌حل هوشمندانه‌تر این است پیش از نیاز واقعی، افراد مناسب را برای آینده‌ای که می‌خواهید بسازید و نه صرفا برای شرایط فعلی، وارد تیم کنید.

استخدام هدفمند در توسعه کسب‌وکار

پیش‌دستی در استخدام به‌معنای تصمیم‌گیری عجولانه نیست؛ بلکه یعنی استخدام هدفمند و استراتژیک.

زمانی که افراد کلیدی را قبل از بروز بحران به تیم خود اضافه می‌کنید، برای خود و سازمانتان «فضای تنفس» ایجاد می‌کنید. من این موضوع را در فرآیند توسعه کسب‌وکار آژانسم تجربه کردم؛ ابتدا با آوردن مدیری برای نظارت بر عملیات روزانه و سپس با استخدام مدیرانی برای رهبری بخش‌های مختلف از جمله روابط عمومی، شبکه‌های اجتماعی، اینفلوئنسر مارکتینگ و رویدادها.

این ساختار باعث شد دیگر لازم نباشد درگیر تصمیم‌گیری‌های جزئی و روزمره باشم. به‌جای آن، می‌توانستم تمرکزم را بر رهبری و رشد استراتژیک کسب‌وکار بگذارم. در نهایت، در مسیر توسعه کسب‌وکار، بهترین زمان برای افزایش ظرفیت و گسترش تیم، زمانی است که هنوز به نقطه بحرانی نرسیده‌اید؛ چون وقتی واقعا به آن نیاز پیدا می‌کنید، معمولا خیلی دیر شده است.

قدم پنجم: از اپراتور به رهبر تغییر وضعیت دهید

در مراحل ابتدایی توسعه کسب‌وکار، اغلب بنیان‌گذاران نقش‌های متعددی را به‌طور هم‌زمان بر عهده می‌گیرند؛ از فروش و خدمات مشتری گرفته تا عملیات و امور مالی.

اما تداوم این وضعیت در بلندمدت، مانع رشد می‌شود؛ زیرا ظرفیت فردی شما محدود است. اگر همه‌چیز را خودتان انجام دهید، سقف رشد کسب‌وکار همان‌جایی متوقف می‌شود که توان شما به پایان می‌رسد.

نقش رهبری در توسعه کسب‌وکار

در نقطه‌ای از مسیر باید تصمیم بگیرید که از «اپراتور بودن» فاصله بگیرید و وارد مرحله رهبری واقعی شوید. این یعنی اعتماد به تیم و سیستم‌هایی که ساخته‌اید. تمرکزتان باید از جزئیات روزمره و مدیریت ذره‌بینی، به‌سمت چشم‌انداز، فرهنگ و رشد استراتژیک تغییر کند.

البته این تغییر آسان نیست. حس کنترل ممکن است امنیت‌بخش باشد؛ اما رهبری به‌معنای کنترل نیست؛ به‌معنای جهت‌دهی و الهام‌بخشی است. زمانی که یاد گرفتم رها کنم و به‌جای مداخله، هدایت کنم، کسب‌وکار من شروع به رشد در ابعادی کرد که در حالت سابق غیرممکن بود. در واقع، در توسعه کسب‌وکار، بزرگ‌ترین مانع رشد، گاهی «خودِ بنیان‌گذار» است.

قدم ششم: از انرژی خود مانند درآمد محافظت کنید

در فرایند توسعه کسب‌وکار، بیشتر ما رشد را تنها از زاویه مالی می‌سنجیم؛ اما منبع واقعی این رشد، انرژی شما است. انرژی به‌معنای سوخت خلاقیت، تصمیم‌گیری و رهبری است. بدون آن، حتی بهترین سیستم‌ها هم کارایی خود را از دست می‌دهند.

اهمیت مدیریت انرژی در توسعه کسب‌وکار

من یاد گرفتم برنامه روزانه‌ام را نه بر اساس ساعت؛ بلکه بر اساس نوسان انرژی تنظیم کنم. صبح‌ها را برای استراتژی و تصمیم‌گیری‌های کلیدی مسدود کردم، روزهایی را بدون جلسه تعیین نمودم و زمان مشخصی را به استراحت و خانواده اختصاص دادم. متوجه شدم محافظت از انرژی، نشانه تجمل نیست؛ بلکه ضرورت است.

اگر می‌خواهید به شکلی پایدار رشد کنید، باید با انرژی‌تان مانند درآمد برخورد کنید:

• ببینید آن را کجا صرف می‌کنید.
• با دقت از آن محافظت کنید.
•  آن را فقط در فعالیت‌هایی سرمایه‌گذاری کنید که بازده واقعی دارند.

شفافیت

کارآفرینی همیشه با لحظاتی از آشفتگی همراه است؛ اما نباید اجازه دهید آشفتگی، مسیر رشد شما را تعریف کند. توسعه کسب‌وکار با شفافیت، یعنی تشخیص زودهنگام نشانه‌های بحران، ساخت سیستم‌های موثر، تعیین مرزهایی که اعتماد می‌سازند، استخدام هوشمندانه، تبدیل شدن به رهبر و محافظت از انرژی‌تان به‌عنوان یک دارایی ارزشمند.

بزرگ‌ترین درسی که آموختم؟

استخدام درست

همانطور که Bryanne DeGoede در قدم‌های چهارم و پنجم این مقاله اشاره می‌کند، حیاتی‌ترین بخش توسعه پایدار، «استخدام جلوتر از نیاز» و «تغییر وضعیت از اپراتور به رهبر» است.

این دقیقا همان نقطه‌ای است که بسیاری از بنیان‌گذاران در آن شکست می‌خورند؛ آن‌ها برای رهایی از آشفتگی و تمرکز بر رهبری، نیاز به نفر دوم دارند؛ اما به‌جای استخدام یک مدیر مکمل و سیستم‌ساز، دنبال جایگزینی برای خودشان می‌گردند تا کارهای اجرایی فعلی را به او بسپارند.

این تله‌ی رایج که می‌تواند تمام تلاش‌ها برای توسعه را بی‌ثمر کند، موضوع اصلی مقاله‌ای بسیار کاربردی در وبسایت مدیرسبز است. برای درک عمیق این اشتباه استراتژیک، مطالعه مقاله «استخدام جایگزین مدیر؛ بزرگ‌ترین اشتباه مدیران در استخدام نفر دوم» را به شما پیشنهاد می‌کنیم.