همه‌ساله در ایران و جهان نمایشگاه‌های بزرگ بازرگانی داخلی و بین‌المللی برگزار می‌شود. بسیاری از شرکت‌ها نیز در این نمایشگاه‌ها باهدف وبی‌هدف شركت می‌کنند. هر دو گروه این شرکت‌ها، البته دوست دارند حضوری موفق در نمایشگاه داشته باشند. آن‌ها كه باهدف در نمایشگاه‌های بازرگانی حضور می‌یابند، تا حد زیادی موفق می‌شوند؛ اما آنچه كه می‌توان با قاطعیت ادعا كرد این است كه بسیاری از شرکت‌هایی كه در نمایشگاه‌های بازرگانی حاضر می‌شوند «به خصوص شرکت‌های ایرانی» از اهمیت و نقش حضور مناسب كاركنان غرفه‌ها غافل می‌مانند.

آیا به راستی در زمانی كه می‌گویند: «مشتری، سلطان است» می‌توان به موفقیت حضور شركت در نمایشگاه امیدوار بود؟
به امید برجسته‌تر شدن نقش كاركنان غرفه‌ها در موفقیت حضور نمایشگاهی شرکت‌ها به ویژه برای صادركنندگان كشور، به ذكر چند نكته مهم و مفید در رابطه با كاركنان غرفه می‌پردازم.

هر غرفه باید یك مدیر یا سرپرست داشته باشد. به‌علاوه وجود یك مترجم، كارشناس فنی فروش و یك كارگر كه همگی از ظاهر و برخورد مناسبی برخوردار باشند نیز در غرفه ضرورت دارد. البته هر یك از این افراد باید آموزش‌های لازم را در مورد فعالیت‌های نمایشگاهی کسب کرده و نسبت به اهداف شركت در نمایشگاه نیز توجیه شده باشند. افراد مزبور علاوه بر لزوم داشتن حوصله كافی، انگیزه و تعهدی قوی، باید در مجموع از اطلاعات عمومی، اجتماعی، فنی و بازاریابی كافی برخوردار باشند.

رعایت نكات زیر توسط كاركنان غرفه‌ها، موفقیت شركت را افزایش می‌دهد

1. كاركنان در غرفه‌ها ننشینند: نشستن كاركنان در غرفه‌ها، این احساس را در بازدیدكنندگان به وجود می‌آورد كه كاركنان اهمیتی به حضور آن‌ها نمی‌دهند و یا اینكه دوست ندارند وقت خود را در اختیار آن‌ها قرار دهند. باید توجه داشت كه بازدیدكنندگان عموما به دنبال نقاط ضعف شركت شما هستند.

2. كاركنان باید از خواندن در داخل غرفه‌ها اجتناب كنند. برای جلب‌توجه بازدیدكنندگان فرصت بسیار كم است؛ بنابراین، فرصت‌ها نباید به خاطر خواندن روزنامه یا مجله از دست بروند.

3. كاركنان باید از سیگار كشیدن، خوردن و آشامیدن، جویدن آدامس در داخل غرفه اجتناب كنند، چرا که بازدیدكنندگان علاقه‌مند و موثر را از پرسیدن منصرف می‌کنند.

4. كاركنان باید با تمام بازدیدكنندگان رفتاری مودبانه داشته باشند و حتی‌الامکان به پرسش‌های هر یك باحوصله پاسخ دهند.

5. كاركنان باید از مكالمه تلفنی در غرفه خودداری كنند چراکه ممكن است بازدیدكنندگان را از دست بدهند.

6. كاركنان باید به گونه‌ای در غرفه‌ها بایستند كه مانع دید بازدیدكنندگان نگردند. معمولا بهترین جا برای ایستادن گوشه‌های راست و چپ غرفه است.

7. مطالب نوشتاری تهیه‌شده جهت نمایشگاه «كاتالوگ، بروشور،…» را نباید در اختیار هر بازدیدکننده‌ای قرار داد. زیرا كه تعدادی از آن‌ها بلافاصله یا بعد از چند قدم، آن‌ها را دور می‌ریزند، ثانیا این مطلب موجب ایجاد هزینه برای شركت می‌شود. فراموش نشود كه این مطالب نوشتاری با هزینه‌های بالایی تهیه‌ شده‌اند.

8. كاركنان غرفه‌ها باید سعی كنند از صحبت كردن در غرفه‌ها با یكدیگر تا حد امكان خودداری كنند. صحبت كردن در غرفه‌ها بیانگر بی‌توجهی به محیط اطراف خود و بازدیدكنندگانی است كه ممكن است خریداران موثری باشند.

9. كاركنان باید برای كلیه مراجعان به غرفه‌ها یک‌ میزان ارزش و اعتبار قائل شوند.

10. راهروهای تنگ و استقبال گسترده بازدیدكنندگان از بعضی غرفه‌ها، رفت‌وآمد جلوی این غرفه‌ها را بی‌اندازه مشكل می‌سازد، بنابراین كاركنان غرفه‌های مختلف نباید با صحبت با یكدیگر در مقابل غرفه‌های یكدیگر این مشكل را دامن زنند.

11. كاركنان باید خوش‌برخورد باشند تا بدین‌وسیله بازدیدكنندگان بیشتری را جلب غرفه خود كنند.

12. كاركنان باید ازنظر ظاهر كاملا آراسته باشند. این امر اگرچه مستقیما در موفقیت شركت نقشی ندارد اما به طور غیرمستقیم نقش بسیار موثری دارد، چرا که موجب ایجاد ذهنیتی مثبت در بازدیدكنندگان نسبت به شركت و پرسنل شاغل در آن می‌شود.

13. كاركنان غرفه‌ها هنگام مذاكره با خریداران بالقوه بهتر است از نام آن‌ها هنگام خطاب استفاده كنند، چراکه هر کسی دوست دارد كه نام خودش را بشنود.

همان‌طور كه ذكر شد، كاركنان غرفه‌ها باید نقش یك عنصر آگاهی‌دهنده به شركت خود در رابطه با فعالیت‌های رقبای داخلی و خارجی را نیز ایفا كنند. بدین منظور باید به‌گونه‌ای عمل كنند كه این نقش را به نحو احسن اعمال كرده باشند.

رعایت نكات زیر موفقیت كاركنان غرفه‌ها را در مورد نقش مذكور افزایش می‌دهد:

الف. كاركنان باید دید كلی نسبت به نمایشگاه داشته باشند. یعنی باید خود را یك بازدیدكننده انگاشته و با قدم زدن در راهروهای نمایشگاه پاسخ این‌گونه پرسش‌ها را بیابند:

آیا فضای نمایشگاه، فضایی مناسب است؟
آیا شرکت‌های نمایش‌دهنده، باانگیزه در نمایشگاه حاضرشده‌اند؟
آیا محصولات نمایش داده‌شده، نو و جدیدند؟
راهروهای غرفه‌های مختلف از نظر ازدحام جمعیت بازدیدكننده چگونه‌اند؟
شرکت‌های دیگر و از جمله رقبا، چگونه امر تبلیغ و ترویج را در نمایشگاه انجام می‌دهند؟

 کدام غرفه‌ها شلوغ‌ترند؟چرا؟

چه محصول یا ایده جدیدی در این غرفه‌ها ارائه‌ شده كه باعث این ازدحام شده است؟
ب. كاركنان سپس باید تفاوت‌های محصولات و غرفه‌های خود را با دیگر رقبای داخلی و خارجی مورد ارزیابی قرار دهند. به این منظور آن‌ها باید درون غرفه‌های رقبا بروند و با دقت و حوصله غرفه‌ها، كاركنان غرفه‌ها و نكات مهم دیگر را مورد بررسی قرار دهند. از نظر قانونی نیز، ممانعتی بر سرانجام این‌گونه اعمال وجود ندارد.