کسب‌و‌کار مانند یک چرخ بزرگ و سنگین است که باید دائم در حال چرخیدن باشد. ساده‌ترین مثال می‌تواند چرخ آسیاب باشد که شروع به چرخش آن بسیار سخت است و سپس با صرف نیروی کمتری به چرخش خود ادامه می‌دهد. البته هرگاه مدتی چرخ را رها کنیم یا جریان آبی از آن عبور نکند در نهایت متوقف می‌شود.

آقای هارو اکر نویسنده کتاب معروف «ثروت سریع» توضیح داده که اگر چرخه کسب‌وکار ما متوقف می‌شود شاید مهمترین دلیلش آن است که گرداننده اصلی این چرخ ما هستیم. درواقع ما هستیم که باعث چرخیدن این چرخ می‌شویم و اگر نباشیم سرعت چرخ کم می‌شود و در نهایت متوقف می‌شود.

گرداننده چرخ کسب‌وکارتان نباشید!

پس شاید اولین قدم این باشد که سعی کنیم خودمان را از کسب‌وکارمان تا جای ممکن خارج کنیم و در جزئیات کسب‌وکار دخالت نکنیم. این کار برای بسیاری از کارآفرینان غیرممکن به نظر می‌رسد. آن‌ها از روز اول تمام کارها را خودشان انجام داده‌اند و آن‌قدر کسب‌وکار را به خودشان وابسته کردند که تقریبا تصور این موضوع هم ناممکن به نظر می‌رسد؛ ولی برای سرعت دادن به گردش چرخ کسب‌و‌کار باید به‌تدریج تغییرات لازم را انجام دهیم.

کارهای با دوره تناوب کم را شما انجام ندهید!

هرکاری در کسب‌و‌کار شما یک دوره تناوب دارد؛ یعنی تکرار شونده است و باید پس از زمان مشخصی مجددا انجام شود.

زمان تقریبی بین انجام کار و تکرار آن دوره تناوب نامیده می‌شود. چند مثال بزنیم:

دوره تناوب پاسخگویی به تلفن شاید چند دقیقه باشد.
دوره تناوب ارسال ایمیل یک هفته است.
دوره تناوب انبارگردانی یک سال است.

البته اعدادی که مثال زدیم در هر کسب‌وکار متفاوت است.

شاید اولین قدم در راه کمتر کردن وابستگی کسب‌و‌کار به خودتان آن است که کارهایی که نیاز به بررسی و رسیدگی روزانه دارد از حوزه فعالیت‌های شما به ‌عنوان مدیر حذف شود!

اگر کارهای روزانه به عهده ما است، اگر فقط یک روز در محل کار نباشیم کارها به تعویق می‌افتد. پس دوره تناوب فرایندهای کسب‌و‌کار خودتان را مشخص کنید و ببینید کدام کارها لازم است هر روز یا حداقل دو روز یک‌بار انجام شود. تمام این کارها را از فعالیت‌های خود حذف کنید و به کارکنان خود واگذار کنید! خودتان بر پروژه‌های بزرگتری متمرکز شوید که نیاز روزانه برای انجام آن‌ها وجود ندارد.

تمام‌کننده کارها نباشید!

مشکل رایج آن است که بسیاری از کارآفرینان ترجیح می‌دهند در فرایند مهمی که در کسب‌وکارشان انجام می‌‌شود؛ حداقل یک بخش کوچک آن وابسته به خودشان باشد! همین وابستگی‌ها باعث می‌شود که اگر حتی ۹۹ درصد کار انجام شود ولی ما در محل کار نباشیم، آن فرآیند به پایان نرسد؛ چون بخش کوچکی از آن به عهده خودمان است.

دلیل این موضوع بیشتر احساسی است تا منطقی. کارآفرینان دوست دارند احساس کنند بر تمام جزئیات کسب‌وکارشان تسلط دارند و فرد بسیار مهمی هستند و اگر نباشند کارها به درستی پیش نخواهد رفت. همین دیدگاه می‌تواند باعث توقف رشد یک کسب‌وکار و حتی نابودی آن شود.

یک تمرین خوب برای حل مشکل

یک تمرین بسیار خوب برای متوقف نشدن چرخ کسب‌و‌کار، انجام مراحل زیر است.

1. چند روز به محل کار نروید و سعی کنید همه کارها را از خانه یا مکان دیگری انجام بدهید. اگر همکاران سوالی داشتند می‌توانند با شما تماس بگیرند و به سوالات آن‌ها پاسخ بدهید.

2. در قدم بعدی برای هر کدام از همکاران «سهمیه سوال» تعریف کنید؛ یعنی مثلا بگویید در روز می‌توانند فقط دو بار از شما سوال بپرسند و سوالات را جواب بدهید.

3. در قدم سوم به مسافرت یک هفته‌ای بروید و از همکاران بخواهید که فقط در مواقع بسیار ضروری و اگر هیچ راهکاری پیدا نشد با شما تماس بگیرند.

4. قدم آخر آن است که برای دو هفته به مسافرت بروید و از همکاران بخواهید که در هیچ شرایطی با شما تماس نگیرند. البته لازم است اختیارات کافی به آن‌ها داده شود تا اگر موردی یا مشکلی پیش آمد بتوانند با توانایی و خلاقیت خود موارد را حل کنند.

اوایل کار شاید این تمرین بسیار ناامیدکننده باشد؛ چون برای بسیاری از کارهای همکاران روش مشخصی تعریف نکرده‌اید و آن‌ها مدام باید از شما کسب تکلیف کنند. ولی به مرور زمان برای انجام هر کار روش‌های مشخصی پیدا خواهید کرد و بالاخره روزی خواهد رسید که گرداننده چرخ کسب‌و‌کارتان شما نیستید و کارها به‌خوبی پیش خواهد رفت. به امید آن روز!