کتاب مدیریت زمان

کتاب مدیریت زمان – کتابخانه موفقیت برایان تریسی

21 فن مدیریت زمان برای آزاد کردن 2 ساعت وقت در روز

با استفاده از روش‌های ارائه شده در کتاب مدیریت زمان می‌توانید در هر روز کاری دو ساعت وقت بیشتر داشته باشید و خروجی و بهره‌وری خود را دو برابر کنید.
موفقیت این تکنیک‌ها برای هزاران مدیر اثبات شده است و تا زمانی که چهار عامل معروف بهره‌وری را با خود داشته باشید، برای شما نیز موفقیت‌آمیز خواهد بود.

در کتاب مدیریت زمان به مطالب زیر پرداخته می‌شود:

• روش کنترل وقفه‌ها، ایمیل‌ها، جلسات و تماس‌های تلفنی
• چهار عامل کلیدی بهره‌وری
• اختصاص زمان برای کارهای با اولویت بالا
• غلبه بر تعلل و به تعویق انداختن کارها
• روش‌های واگذاری و حذف کارها
• و ده‌ها نکته کاربردی دیگر

سرفصل‌های کتاب مدیریت زمان

فصل 1: روانشناسی مدیریت زمان

افرادی که زمان خود را به خوبی مدیریت می‌کنند، احساس مثبت و اعتمادبه‌نفس دارند و مسئول زندگی‌شان هستند. هنگامی نسبت به خود احساس خوبی دارید که بدانید کنترل زندگی‌تان را در دست دارید و هنگامی که احساس کنید کنترل کار و زندگی از دست‌تان خارج شده، احساسی منفی نسبت به خود خواهید داشت.

فصل 2: ارزش‌هایتان را مشخص کنید

مدیریت زمان در واقع همان مدیریت زندگی است، بهبود بهره‌وری شخصی با بررسی ارزش‌ها آغاز می‌شود. یکی از قوانین مورفی می‌گوید که قبل از اینکه هر کاری را انجام دهید، کار دیگری برای انجام دادن وجود دارد. نمی‌توانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، مگر اینکه ارزش‌هایتان را دقیقا بشناسید. دریا فصل به چهار سوال اشاره می‌کنیم که می‌توانید برای کسب بینش بهتر نسبت به شخصیت درونی و واقعی خود از آن‌ها‌ استفاده کنید.

فصل 3: به چشم‌انداز و ماموریت‌تان فکر کنید

بسیاری از افراد سخت کار می‌کنند؛ اما در جهت و مسیری اشتباه گام برمی‌دارند. آن‌ها کاری که قرار است انجام دهند و جایی که قرار است به آن برسند را به وضوح نمی‌شناسند؛ اما نمی‌خواهند با این احتمال که در اشتباه هستند، روبه‌رو شوند. در این فصل از کتاب مدیریت زمان با دو نوع تفکر و سوالاتی آشنا می‌شویم که می‌تواند سرعت دستیابی به اهداف کسب‌وکار، چشم‌انداز و ماموریت را به شدت افزایش دهد.

فصل 4: به آینده بروید و به عقب نگاه کنید

مهم‌ترین و ارزشمندترین کاری که در هر حوزه یا تخصصی انجام می‌دهید، چیست؟ تفکر! توانایی تفکر شفاف درباره کاری که انجام می‌دهید و روش انجام آن بیش از هر اقدامی بر نتایج شما در آینده اثر می‌گذارد. در این فصل به اهمیت و توضیح این موضوع پرداخته شده است.

فصل 5: برنامه‌های مکتوب تهیه کنید

همه مدیران زمان موفق، برنامه‌ریزان خوبی هستند. آن‌ها فهرست‌ها و ریز‌فهرست‌هایی برای دستیابی به هر هدف بزرگ و کوچک دارند. هرگاه پروژه جدیدی به آن‌ها محول می‌شود، زمانی را به تفکر دقیق درباره آن اختصاص می‌دهند تا ببینند می‌خواهند چه کاری انجام دهند و سپس فهرست منظمی از همه گام‌‌های لازم برای تکمیل پروژه را می‌نویسند.

فصل 6: پروژه‌‌ها را روی نمودار ببرید

اغلب فعالیت‌های کسب‌وکار مجموعه‌ای از پروژه‌ها است. موفقیت کاری شما تا حد زیادی به توانایی شما در انجام پروژه بستگی دارد. توانایی برای تعریف و تعیین دقیق گام‌‌هایی که باید بردارید تا از جایی که امروز هستید به تکمیل موفق پروژه برسید، نشانه تفکر برتر است. در این فصل با نمودار Pert در مدیریت زمان آشنا می‌شوید که به شما امکان می‌دهد تا راه‌های مختلف برای انجام کار اثربخش‌تر را ببینید.

فصل 7: فهرستی از کارهای روزانه تهیه کنید

شاید نیرومندترین ابزار مدیریت زمان تهیه فهرستی از کارهای روزانه باشد تا از آن به عنوان دستور کار روزتان استفاده کنید. همه مدیران زمان موفق روی کاغذ فکر می‌کنند و بر اساس فهرست روزانه کارها عمل می‌کنند. در این فصل می‌آموزید که فقط وقتی می‌توانید کنترل زمانتان را در دست بگیرید که انجام کارهای کم‌ارزش را متوقف کنید.

فصل 8: اولویت‌های شفافی تعیین کنید

همه هدف مدیریت زمان این است که موضوعات فرعی را کنار گذاشته و به شما کمک کند تا مهم‌ترین وظیفه خود در لحظه را مشخص کنید و سپس ابزارها و تکنیک‌هایی در اختیارتان قرار دهد تا فورا شروع به انجام آن کنید و آن‌قدر بر آن کار کنید تا کامل شود. در این فصل به آموزش تکنیک‌هایی برای اولویت‌بندی کارها پرداخته شده است.

فصل 9: در مسیر بمانید

شما هر روز با چهار نوع کار روبه‌رو هستید. توانایی شما برای دسته‌بندی این کارها در طبقه مناسب‌، بهره‌وری‌ را تا حد زیادی افزایش خواهد داد. در این فصل با این چهار نوع آشنا می‌شوید و اهمیت تشخیص هر کدام از آن‌ها را در مدیریت زمان و کسب‌وکارتان را خواهید فهمید.

فصل 10: نتایج کلیدی را مشخص کنید

تعیین دقیق «نتایج کلیدی» برای اثربخشی مدیر و بهره‌وری بالا حیاتی است. هر کس در هر رده‌ای از سازمان باید حوزه نتایج کلیدی خود را به خوبی بشناسد. در این فصل به هفت حوزه نتیجه کلیدی برای کارمندان و هفت حوزه نتیجه کلیدی برای مدیران پرداخته شده است.

فصل 11: کار را به دیگران واگذار کنید

یکی از عالی‌ترین ابزارهای مدیریت زمان این است که کار را به طور کامل به شخص دیگری واگذار کنید. توانایی شما برای واگذاری کارهای کم‌اهمیت‌تر به افراد دیگری که می‌توانند آن‌ها را با دستمزد ساعتی و حقوق کمتر انجام دهند، یکی از مهارت‌های مهم در مدیریت مدرن است.

فصل 12: قاطعانه تمرکز کنید

توانایی شما برای تمرکز قاطعانه بر مهم‌ترین نوع استفاده از زمانتان، الزام شماره یک برای موفقیت است. با هوشمندی، توانایی و خلاقیت می‌توانید به همه الزامات دیگر دست یابید؛ اما اگر در یک زمان نتوانید روی یک کار خاص تمرکز کنید، نمی‌توانید در مدیریت زمان موفق شوید.

فصل 13: بر تعلل غلبه کنید

حقیقت این است که همه کارشان را به تعویق می‌اندازند. همه کارهای بسیار زیاد و زمان بسیار کمی دارند. اما اگر همه کارشان را به تعویق اندازند، تفاوت بین شخص با بهره‌وری برتر و فرد با بهره‌وری ضعیف چیست؟ در این فصل به پاسخ این سوال پرداخته شده است.

فصل 14: قطعات بزرگ زمان ایجاد کنید

برای کسب حداکثر موفقیت به قطعات بزرگ زمان نیاز دارید. هرچه کارتان مهم‌تر باشد، تعیین قطعات بزرگ زمان برای کار روی پروژه‌های جدی، مهم‌تر خواهد شد. در این فصل چند پیشنهاد برای خلق قطعات بزرگ زمان گفته شده است که هر کدام می‌تواند اثربخشی و کارایی شما را تا حد زیادی بهبود بخشد.

فصل 15: وقفه‌ها را کنترل کنید

وقفه‌های غیرمنتظره و بدون هماهنگی از مهم‌ترین تلف‌کننده‌های وقت در کسب‌وکار و صنعت هستند. این وقفه‌ها می‌تواند به شکل زنگ دریافت ایمیل کامپیوتر، زنگ تلفن، زنگ دریافت پیامک یا افرادی باشد که به اتاقتان می‌آیند تا با شما صحبت کنند. در این فصل به راهکارهایی برای کنترل وقفه‌ها پرداخته شده است.

فصل 16: کارهایتان را دسته‌بندی کنید

دسته‌بندی کارها به معنی انجام کارهای مشابه با هم است. در هر کاری که انجام می‌دهید یک «منحنی یادگیری» وجود دارد. وقتی مجموعه‌ای از کارهای مشابه و یکسان را یکی پس از دیگری انجام می‌دهید، منحنی یادگیری به شما امکان می‌دهد تا زمان لازم برای انجام پنجمین کار مشابه را تا 80 درصد کاهش دهید. در این فصل بیشتر با این موضوع آشنا خواهید شد.

فصل 17: تلفن را مدیریت کنید

تلفن می‌تواند خدمتکاری فوق‌العاده یا اربابی وحشتناک باشد،‌ مخصوصا اگر فکر کنید مجبورید به هر تماسی پاسخ دهید. برای کسب حداکثر بهره‌وری، باید تلفن را سر جایش بگذارید تا در نهایت برده هر کسی نباشید که شماره‌تان را می‌گیرد. در این فصل با راهکارهایی برای کنترل تماس‌های تلفنی آشنا می‌شوید.

فصل 18: جلسات موثری برگزار کنید

25 تا 50 درصد زمان مدیر، در انواع جلسات می‌گذرد. متاسفانه پنجاه درصد زمان جلسات یا بیش از آن هدر می‌رود. جلسات زمان زیادی می‌برند و ارزش درازمدت کمی دارند. با این حال، از ابزار کلیدی مدیریت به حساب می‌آیند و باید به شکلی موثر از آن‌ها استفاده کرد. در این فصل با راهکارهای برگزاری جلسات موثرتر آشنا می‌شوید.

فصل 19: تندتر بخوانید، بیشتر به یادآورید

برای کسب موفقیت باید در جریان موضوعات روز و موضوعاتی که لازم است بخوانید، باشید. ما در جامعه‌ای دانش‌محور زندگی می‌کنیم و یک قطعه کلیدی از اطلاعات می‌تواند اثری فوری بر کار و تصمیم‌‌‌گیری ما داشته باشد. در این فصل به روش‌هایی برای سازماندهی خواندن مطالب پرداخته شده است.

فصل 20: بر بهبود فردی سرمایه‌گذاری کنید

مهم‌ترین کاری که برای ارتقای ارزش خود، بهبود نتایج و افزایش اهمیت خود برای کسب‌وکارتان انجام می‌دهید این است که در مهم‌ترین کارهایتان بهتر و بهتر شوید. بهبود فردی باید بخشی مداوم و همیشگی از کارهای روزانه باشد. این یک اقدام کلیدی در مدیریت زمان است که می‌تواند شما را در مسیر رشد قرار دهد.

فصل 21: محیط کار خود را منظم کنید

یکی از بهترین ابزارهای مدیریت زمان این است که پشت میزی تمیز و در محیطی منظم کار کنید. درست مانند سرآشپزی که قبل و بعد از آشپزی آشپزخانه را تمیز می‌کند، شما نیز باید محیط کار خود را قبل و بعد از کار کاملا منظم کنید. در این فصل به اهمیت و توضیح این موضوع پرداخته شده است.

توانایی شما در مدیریت زمان به عنوان مدیر به اندازه هر کار دیگری، تعیین‌کننده موفقیت یا شکست‌تان است. زمان منبعی ضروری و غیرقابل جایگزین برای موفقیت است. این ارزشمندترین دارایی شما است. نمی‌توان آن را پس‌انداز کرد یا زمان ازدست‌ رفته را بازیافت.

هر کاری که باید انجام دهید نیازمند زمان است و هر چه از زمان خود بهتر استفاده کنید، موفق‌تر خواهید بود و پاداش‌های بزرگتری دریافت خواهید کرد.

مدیریت زمان برای برخورداری از حداکثر سلامتی و بهره‌وری شخصی حیاتی است. میزان کنترلی که بر زمان و زندگی خود دارید، شاخصی مهم از میزان آرامش درونی، هماهنگی و سلامت ذهنی شما است. احساس عدم توانایی در کنترل زمان منبع اصلی استرس، نگرانی و افسردگی است.

هر چه بهتر رویدادهای مهم زندگی خود را سازماندهی و کنترل کنید، هر لحظه احساس بهتری خواهید داشت، انرژی بیشتری دارید، بهتر می‌خوابید و کارهای بیشتری انجام می‌دهید. با استفاده از روش‌های ارائه شده در کتاب مدیریت زمان می‌توانید در هر روز کاری دو ساعت فعالیت اضافه و مفید داشته باشید یا حتی خروجی و بهره‌وری خود را دو برابر کنید.

موفقیت این تکنیک‌ها برای هزاران مدیر در حوزه‌های مختلف اثبات شده است و تا زمانی که چهار عامل معروف بهره‌وری را با خود داشته باشید، برای شما نیز موفقیت‌آمیز خواهد بود.

چهار عامل بهره‌وری

نخستین عامل اشتیاق است: باید اشتیاقی عمیق و سوزان داشته باشید تا زمان را تحت کنترل درآورده و به حداکثر بهره‌وری برسید.

دومین عامل قاطعیت است: باید به صراحت تصمیم بگیرید که تکنیک‌های خوب مدیریت زمان را آن‌قدر تمرین کنید تا به عادت تبدیل شوند.

سومین عامل اراده است: باید در مقابل همه وسوسه‌ها مقاومت کنید تا مدیریت زمانی موثر داشته باشید. اشتیاق شما اراده‌تان را تقویت می‌کند.

و سرانجام، مهم‌ترین کلید موفقیت در زندگی و چهارمین عامل، انضباط است: باید خود را موظف کنید که مدیریت زمان را به روشی دائمی در زندگی خود تبدیل کنید.

انضباط موثر تمایل به مجبور کردن خودتان برای پرداخت هزینه هر کار است و اینکه کاری که می‌دانید باید انجام دهید را در زمانی که باید، انجام دهید. چه آن را دوست داشته باشید و چه نداشته باشید. این کار برای موفقیت حیاتی است. مزایای تبدیل شدن به یک مدیر زمان عالی بسیار زیاد است. آن همان کیفیت ظاهری قابل تشخیص افراد موفق در مقابل افراد ناموفق است.

همه افراد موفق از زمان خود به خوبی استفاده می‌کنند. همه افراد ناموفق استفاده ضعیفی از زمان خود دارند. یکی از مهم‌ترین قوانین موفقیت «ایجاد عادات خوب و تبدیل کردن آن‌ها به ارباب شما است».در این کتاب می‌آموزید چگونه عادات خوبی ایجاد کنید و سپس اجازه دهید تا شما را شکل دهند.

آنچه در کتاب مدیریت زمان برایان تریسی می‌آموزید ۲۱ روش مهم برای مدیریت زمان موثر است که تقریبا همه افراد بسیار موفق آن‌ها را کشف کرده‌ و در زندگی خود به کار گرفته‌اند.

به یاد داشته باشید که مدیریت زمان در واقع همان مدیریت زندگی است. مدیریت زمان خوب و بهره‌وری شخصی با ارزش دادن به زندگی و به هر دقیقه آن آغاز می‌شود.

هر آنچه می‌توانید را با امکانات موجود و همین الان انجام دهید

باید به خودتان بگویید «زندگیم ارزشمند و مهم است و برای هر دقیقه و ساعت آن ارزش قائلم. می‌خواهم از این ساعت‌ها به خوبی استفاده کنم تا در زمانی که در اختیار دارم، بیشترین موفقیت را کسب کنم». خبر خوب اینکه مدیریت زمان یک مهارت مدیریتی است و مهارت‌های مدیریتی قابل یادگیری هستند.

مدیریت زمان مثل راندن یک دوچرخه، تایپ با صفحه کلید یا ورزش کردن است و از مجموعه روش‌ها، استراتژی‌ها و تکنیک‌ها تشکیل شده است. مجموعه‌ای از مهارت‌ها است که می‌توانید بیاموزید، تمرین کنید و با اراده و تکرار در آن‌ها استاد شوید.