اجرای یک ساختمان، یک نیروگاه، یک پالایشگاه، طراحی یک وب‌سایت و…… مثال‌هایی از پروژه‌ها در صنایع مختلف هستند. بشر از دیرباز درگیر اجرای پروژه‌های بزرگ و کوچکی بوده که سازه‌هایی مانند تخت جمشید، دیوار چین یا اهرام مصر، مثال‌هایی از آن‌ها می‌باشند.

استاندارد (PMBOK (Project Management Body Of Knowledge پروژه را به این صورت تعریف می‌کند:

خصوصیات یک پروژه

1. موقتی بودن: یعنی پروژه‌ها دارای زمان شروع و پایان هستند (موقتی بودن به معنای کوتاه‌مدت بودن نیست).
2. منحصربه‌فرد بودن: خروجی هر پروژه یکتا بوده و با پروژه‌های مشابه خود متفاوت است.
3. وضوح تدریجی: وقتی که پروژه پیشرفت می‌کند عمق آگاهی از جزئیات پروژه روزبه‌روز بیشتر می‌شود.
4. عامل تغییر: پروژه‌ها ابزاری برای ایجاد تغییر، رشد و بهبود سازمان‌ها و افراد است.
5. رسیدن به یک هدف: اجرای هر پروژه‌ای در راستای رسیدن به یک هدف است. این اهداف می‌توانند کسب سود، خاتمه به موقع، حضور در بازاری جدید یا کسب رضایت کارفرما باشد.
6. عدم قطعیت: یکتا بودن هر پروژه باعث می‌شود که پروژه‌ها عدم قطعیت یا ریسک داشته باشند.

مدیریت پروژه فقط مخصوص کسب‌و‌کار نیست!

عمر انسان محدود است و شروع و پایانی دارد. هرچه سن انسان بیشتر می‌شود تجربیات بیشتری به دست می‌آورد. سبک زندگی و طرز فکر هر انسان منحصر‌به‌فرد بوده و در نهایت انسان برای رسیدن به رسالت شخصی خود، هدف یا اهداف بزرگ و کوچکی را تعریف کرده و سعی می‌کند به آن‌ها برسد. پس به‌راحتی می‌توان نتیجه گرفت که می‌توان از مفاهیم مدیریت پروژه در زندگی شخصی، رسیدن به اهداف و کسب‌وکار استفاده کرد.

مواردی مانند قبولی در یک آزمون مهم، رسیدن به وزن ایده‌آل، نگارش یک کتاب، راه‌انداری یک کسب‌وکار جدید، خرید خانه، برگزاری یک مهمانی بزرگ مانند جشن عروسی، مهاجرت و ….. مثال‌هایی از پروژه‌های شخصی است که می‌توان به عنوان یک پروژه به آن‌ها نگاه کنیم و از اصول مدیریت پروژه در اجرای آن‌ها بهره ببریم. برای انجام موفق این پروژه‌ها نیاز به جعبه ابزاری داریم به نام «مدیریت پروژه».

تعریف مدیریت پروژه

استاندارد PMBOK «مدیریت پروژه» را این‌گونه تعریف می‌کند:

«مدیریت پروژه به‌کارگیری دانش مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها، برای انجام فعایت‌های پروژه و رسیدن به الزامات پروژه است». مدیریت پروژه سیستمی برای رسیدن به این هدف است که پروژه را با توجه به محدودیت‌هایی مانند: محدوده، زمان، هزینه، کیفیت، منابع و ریسک با موفقیت به اتمام برسانیم. همچنین برای اجرای موفقیت آمیز هر پروژه نیاز به فردی داریم به نام «مدیر پروژه».

مدیر پروژه کیست؟

«مدیر پروژه فردی است که مسئولیت رسیدن به اهداف پروژه را بر عهده دارد». در پروژه‌های بزرگ، مدیر پروژه مسئولیت هدایت تیمی بزرگ را هم بر عهده دارد که با کمک آن‌ها بتواند اهداف پروژه را محقق ‌سازد؛ ولی در پروژه کوچک شخصی تمام این کارها می‌تواند بر عهده خود شخص باشد یا از نفرات محدودی بر بعضی از کارها کمک بگیرد.

برای انجام هر پروژه‌ای نیازمند به یک سری فرایند هستیم. این فرایندها را می‌توان به دو صورت دسته‌بندی کرد. دسته اول گروه‌های فرایندی (Process Groups) است. این دسته‌بندی بر اساس زمان رخداد فرایند می‌باشد. پنج گروه فرایندی به شرح زیر است:

1. آغازین
2. برنامه‌ریزی
3. اجرا
4. نطارت و کنترل
5. خاتمه

حتی کوچک‌ترین پروژه‌ها مانند یک پروژه سه روزه این 5 مرحله را طی می‌کند.

در ابتدا با تعیین مدیر پروژه، هدف از اجرای پروژه مشخص می‌شود، مدیر پروژه چند دقیقه‌ای را در ذهن خود (یا در سر رسید خود) مشغول به برنامه‌ریزی می‌شود، اجرای پروژه شروع شده و در حین اجرا یا پایان هر روز کاری، نطارت و کنترلی توسط مدیر پروژه انجام می‌شود تا اگر تاخیر یا چالشی در اجرای پروژه ایجاد شده است، راهکاری برای آن داشته باشد، و در نهایت، در انتهای روز سوم پروژه به پایان می‌رسد.

10 حوزه دانش (Knowledge Area)

از طرفی دیگر این فرایندها را می‌توان بر اساس جنس آن‌ها در 10 حوزه دانش (Knowledge Area)، به شرح زیر دسته‌بندی کرد:

1. مدیریت یکپارچگی پروژه
2. مدیریت محدوده پروژه
3. مدیریت زمان‌بندی پروژه
4. مدیریت هزینه پروژه
5. مدیریت کیفیت پروژه
6. مدیریت منابع پروژه
7.مدیریت ذینفعان پروژه
8. مدیریت ارتباطات پروژه
9. مدیریت ریسک پروژه
10. مدیریت تدارکات (برون‌سپاری) پروژه

در قست‌های بعدی مقاله با تعاریف هر یک از این حوزه‌های دانش آشنا شده و با مثال‌هایی از پروژه‌های شخصی، کاربرد آن‌ها را توضیح می‌دهیم.