دلایل بسیار زیادی وجود دارند تا شما را قانع كنند كه محل كار خود را مرتب نگه دارید. با نكته‌های جالبی در مورد سازماندهی با محیط كار فعلی خود آشنا شوید:
به نظر می‌رسد كه یكی از خصوصیات افراد پر‌مشغله، برخورداری از دفترهای كار آشفته و شلوغ است. وقتی كه محیط كار شما كثیف شود و اسناد و مدارك در‌ هم‌‌ ریخته شود، كارهای شما عقب می‌افتد و نظم و انضباط اولیه را از دست خواهید داد.
دلایل بسیار زیادی وجود دارند تا شما را قانع كنند كه محل كار خود را مرتب نگه دارید. البته این امر تنها موجب دسترسی آسان شما به وسایل مورد نیازتان نمی‌شود، بلكه فواید بی‌شمار دیگری را نیز دربر دارد. تحقیقات نشان می‌دهد كه محیط كار نامرتب و بی‌نظم بر روی عملكرد ذهنی افراد تاثیر منفی می‌گذارند.
در چنین شرایطی شما مجبور می‌شوید تا بیشتر از حد لازم از توانایی‌های خود استفاده كنید تا به واسطه آن بتوانید لیاقت و شایستگی خود را به دیگران اثبات کنید. متاسفانه در نظر بسیاری از افراد، سازمان‌یافتگی دفتر كار ارزش زیادی ندارد. به راحتی می‌توانید در اطراف خود افرادی را نام ببرید كه تصور می‌كنند كنترل همه چیز را به عهده دارند اما در واقع انسان‌های نامرتب و بی‌نظمی هستند.
البته در این میان استثناهایی هم به چشم می‌خورند؛ به طور مثال برخی از افراد هستند كه شلختگی آن‌ها با چشمان غیرمسلح نیز به وضوح آشكار می‌باشد؛ اما این دسته از افراد سیستم چیدمان شخصی خود را دنباله‌روی می‌كنند.

● از سیستمی پیروی كنید كه برای شما مفید باشد

آیا شما فردی هستید كه توانایی به خاطر سپردن تاریخ‌ها را داراست؟ البته به خاطر سپردن روز دقیق مهم نیست، فقط حدود آن مورد نظر است؛ یا اینكه فردی هستید كه بیشتر ترجیح می‌دهد بر طبق دسته‌بندی موارد مختلف كار خود را پیش ببرد؟
برای آن دسته از افرادی كه به دسته‌بندی فكر می‌كنند، یك زونكن، پوشه یا كلاسور، چاره كار است. با اتكا به این روش، این افراد به راحتی و تنها با یك نگاه سطحی به فهرست مطالب می‌توانند موضوع مورد نظر خود را پیدا كنند. عده دیگری از افراد نیز هستند كه بر طبق اطلاعات زمانی سوژه‌ها را به خاطر می‌آورند. این دسته از افراد دسته‌بندی‌های ردیفی كه به ترتیب از «الف» شروع شده باشد و به «ی» ختم گردد را ترجیح می‌دهند.
موفقیت این افراد، زمانی تضمین می‌شود كه بتوانند موضوعات خود را با پیروی از زمان دسته‌بندی كنند. آن‌ها وقایع را بر اساس زمان یا تاریخ وقوع آن‌ها به خاطر می‌آورند و معمولا در دسته‌بندی تحمل بیشتری نسبت به گروه اول از خود نشان می‌دهند. دلیل این امر كاملا ساده و قابل فهم می‌باشد: زمانی‌كه پرونده‌های كاری بر روی میز شما چیده می‌شوند، قدیمی‌تر‌ها در جایگاه پایین‌تری قرار می‌گیرند. سعی نكنید خودتان را مجبور به پیروی كردن از روشی كنید كه ذهنتان با آن هم‌خوانی ندارد. به جای این كار، شایسته است كه از سیستم سازماندهی طبیعی و ذهنی خود كمك بگیرید و در محیط كار همان سیستم را به كار گیرید.

● تمیز كردن محل كار

در فواصل زمانی روزانه، برای خود وقتی را در نظر بگیرید و در آن به تمیز كردن محیط اطراف خود بپردازید. اگر احساس می‌كردید چیزهایی به چشمتان می‌خورند كه اصلا ارزش نگه داشتن را ندارند، می‌توانید آن‌ها را در بایگانی بر طبق سیستم دسته‌بندی خود فایل‌بندی نمایید. اگر قسمت‌های كوچكی از این كار را به صورت روزانه انجام دهید و در طی هر روز تنها چند دقیقه از وقت خود را به این كار اختصاص دهید، به این نتیجه می‌رسید كه در فضایی آكنده از نظم كار می‌كنید و همچنین می‌توانید در آینده در وقت خود تا اندازه بسیار زیادی صرفه‌جویی كنید.

● صبح یا بعد از ظهر این كار را انجام دهید

هر چند وقت یك بار دفتر كار شما نیاز به یك نظافت كلی پیدا می‌كند. شاید وسایل شما آنقدر بیش از اندازه روی هم انباشته شده باشند یا آنقدر پرونده‌های دسته‌بندی نشده داشته باشید كه برای مرتب كردن همه آن‌ها نیاز به زیر‌مجموعه‌سازی هم پیدا كنید. هر كاری كه انجام می‌دهید، فقط باید مطمئن باشید كه به اندازه كافی بر روی آن وقت می‌گذارید. باید به این كار مانند سایر وظایف شغلی خود نگاه كنید. سعی كنید حداقل هر دو ماه یك بار یك بعد از ظهر یا صبح را به طور كامل به انجام این كار اختصاص دهید؛ این مطلب، امری نیست كه بی‌حوصله و سرسری بخواهید آن را از سر خود باز كنید.
با این وجود باز هم در مرتب كردن‌های روزانه نیز باید سعی كنید تا فایل‌های مختلف را مجددا چك كنید تا ببینید چیزی از قلم نیفتاده باشد و همه چیز در سر جای خود قرار گرفته باشد.
موارد ضروری را در پوشه مخصوص به خود ذخیره كنید.
مواردی كه زمان تحویل آن‌ها نزدیك می‌شود را باید در یك بخش جداگانه ذخیره كنید. آن‌ها را در جایی بگذارید كه در دسترستان باشند. همیشه فضایی را برای موارد ضروری كه ممكن است در آینده به آن‌ها نیاز پیدا كنید، نیز در نظر بگیرید. این موارد باید از سایر مدارك جدا شوند و بر اساس «اولویت تحویل» دسته‌بندی شوند.

● در صورت امكان از كپی‌های الكترونیكی استفاده كنید

درصد زیادی از درهم ریختگی روی میز شما به دلیل تعدد میزان كاغذها و پوشه‌های متنوع ایجاد می‌شود. هرگاه كه برایتان مقدور بود، از مردم بخواهید تا مدارك خود را برای شما از طریق پست الكترونیكی ارسال كنند. سپس آن‌ها را نام‌گذاری و در فولدرهای جداگانه دسته‌بندی كنید. موتورهای جست‌وجوی اینترنتی از جمله google می‌توانند در این زمینه امكانات بی‌نظیری را در اختیار شما قرار دهند اما به هر حال شما باید نسخه تمام پرونده‌های خود را بر روی دیسك سخت كامپیوتر داشته باشید. اگر تنها به سیستم‌های طبقه‌بندی اینترنتی اتكا كنید، كار پر‌ ریسكی را انجام داده‌اید، بنابراین بهتر است كمی وقت بگذارید و فایل‌های خود را بر روی رایانه شخصی سازماندهی كنید. اگر به اندازه كافی وقت در اختیار دارید، سعی كنید برخی از پرونده‌های خود را اسكن كرده و در كامپیوتر نگهداری كنید. شاید این كار برای برخی از افراد دیوانه‌كننده باشد اما باید توجه كنید كه این امر یكی از گام‌های ضروری به منظور رعایت نظم و ترتیب است.

● از یك تقویم رومیزی استفاده كنید

ممكن است برخی از افراد از خود سوال كنند، در جایی كه می‌توانند از تقویم‌های داخل رایانه شخصی خود استفاده كنند، چرا خود را به زحمت بیندازند و از تقویم رومیزی استفاده كنند؟
پاسخ سوال آن‌ها این است كه تقویم رومیزی درست در مقابل چشمانتان قرار دارد. سعی كنید زمان دریافت هر پرونده و همچنین تاریخ تحویل آن را بر روی تقویم خود یادداشت كنید. همچنان كه به مرور زمان میزان پرونده‌های ضروری روی میز شما زیاد می‌شود، به راحتی می‌توانید به تقویم مراجعه كرده و با خیال راحت كلیه امور را انجام دهید. اگر زمان تحویل و كاری كه باید انجام دهید، همواره در مقابل چشمانتان قرار گیرد، امكان فراموشی به صفر می‌رسد.

● بیشترین سود را از محیط كار خود ببرید

از سیستمی استفاده كنید كه مناسب شغل و خصوصیات فردیتان باشد و سعی كنید همیشه آن را به مرحله اجرا نزدیك سازید. هر فردی به خوبی می‌داند كه كدام روش در مورد او از بازده بالاتری برخوردار است. یك محیط كاری ساده و در عین حال سازمان‌یافته، می‌تواند به راحتی شما را به سمت تحقق اهدافتان رهنمون سازد و خلاقیت و لیاقت شما را تا حد بسیار زیادی افزایش دهد. فقط مشكل دنبال‌كردن یك چنین نظام هدفمند و منظمی است.