امروز قصد داریم 11 سناریو برتر اتوماسیون با Make.com را معرفی کنیم که به‌صورت روزمره توسط افراد و سازمان‌ها استفاده می‌شوند. این گردش‌کارهای اتوماسیون با Make.com می‌توانند صرفه‌جویی قابل‌توجهی در زمان و هزینه ایجاد کنند؛ به گونه‌ای که معادل استخدام حدود 30 نیرو تمام‌وقت در ماه است. این رقم، تنها یک برآورد محافظه‌کارانه برای نشان دادن قدرت واقعی اتوماسیون با Make.com است.

چه فریلنسر باشید و چه مالک یک کسب‌وکار بزرگ با هزاران کارمند، استفاده از اتوماسیون با Make.com می‌تواند تحول شگرفی در بهره‌وری و عملکرد روزانه شما ایجاد نماید. این اتوماسیون‌ باعث کاهش خطاهای انسانی، افزایش سرعت انجام وظایف و بهینه‌سازی فرایندهای کاری می‌شوند و در نهایت، کمک می‌کنند منابع خود را به شکل بهتری مدیریت کنید.

با به‌کارگیری اتوماسیون با Make.com، قادر خواهید بود فرhیندهای پیچیده و تکراری را به‌صورت خودکار اجرا کنید و در نتیجه، تمرکز بیشتری بر فعالیت‌های استراتژیک و خلاقانه داشته باشید. بهره‌مندی از این فناوری نوین، گامی مهم در جهت رشد و توسعه کسب‌وکارتان محسوب می‌شود.

1. جذب لیدهای جدید از وبسایت

یکی از کاربردهای مهم اتوماسیون با Make.com، جذب خودکار لیدهای جدید از وبسایت است. وقتی کاربر، فرم «دریافت قیمت» را پر می‌کند و اطلاعاتی مانند نام، ایمیل و شماره تماس را وارد می‌نماید، این داده‌ها به‌صورت خودکار از طریق یک webhook به سیستم CRM منتقل می‌شوند. این فرایند باعث می‌شود هیچ لید مهمی از دست نرود و همه داده‌ها به‌صورت دقیق و سریع ثبت شوند.

تماس سریع و افزایش نرخ تبدیل

پس از انتقال اطلاعات به CRM، اتوماسیون با Make.com امکان ارسال پیامک یا ایمیل فوری به مشتری را فراهم می‌کند. به طور مثال، در کمتر از ۲ ثانیه پیامکی مثل: «سلام [نام مشتری]، من [نام بازاریاب] از تیم هستم، فرم شما را دریافت کردم و مشتاق گفت‌وگو هستم» به مشتری ارسال می‌شود.

2. تولید خودکار قراردادها و فاکتورها با PandaDoc

یکی دیگر از سناریوهای مهم اتوماسیون، تولید خودکار قراردادها، فاکتورها و اسناد فروش است. در این فرایند، با استفاده از ابزارهایی مانند PandaDoc، می‌توان پروپوزال‌ها و قراردادهای فروش را به صورت اتوماتیک ایجاد کرد. نکته کلیدی این است که گردش‌کار اتوماسیون با Make.com چگونه این فرایند را به کل سیستم فروش متصل می‌نماید.

اتصال اطلاعات مشتری

برای مثال، در کسب‌وکاری که در حوزه خدمات عروسی فعالیت می‌کند، اطلاعات متعددی مانند تاریخ و محل برگزاری مراسم، زمان شروع و پایان رویداد و جزئیات دیگر از مشتری دریافت می‌شود.

زمانی که کارشناس فروش این اطلاعات را در فرم مربوطه ثبت می‌کند، داده‌ها به‌صورت خودکار وارد سناریو Make.com می‌شوند. در این سناریو، شماره فاکتور به‌صورت خودکار تولید شده، سیستم CRM به‌روزرسانی می‌گردد و آیتم‌های خط قرارداد بر اساس جزئیات فروش به‌صورت دقیق پر می‌شوند.

این اتوماسیون با Make.com باعث کاهش خطاهای انسانی، سرعت بخشیدن به فرایند فروش و افزایش بهره‌وری می‌شود.

وارد کردن دقیق اطلاعات مالی

با استفاده از اتوماسیون با Make.com، امکان وارد کردن دقیق قیمت کل، تخفیف‌ها، آیتم‌های مختلف و آپسل‌ها به‌صورت خودکار در قراردادهای PandaDoc فراهم می‌شود. این اطلاعات، به طور کامل و بدون نیاز به ورود دستی، به قرارداد منتقل می‌شوند و قرارداد آماده ارسال به مشتری خواهد بود.

3. به‌روزرسانی دقیق CRM پس از امضای قرارداد

یکی دیگر از کاربردهای مهم اتوماسیون با Make.com، به‌روزرسانی خودکار و دقیق سیستم CRM پس از امضای قرارداد و تکمیل پرداخت مشتری است. در بسیاری از فرایندهای فروش، قرارداد نهایی پس از مذاکرات متعدد، ممکن است تغییراتی نسبت به نسخه اولیه داشته باشد. اتوماسیون با Make.com امکان می‌دهد خط آیتم‌های قرارداد امضا شده را استخراج کرده و اطلاعات به‌روز و دقیق را به سیستم CRM منتقل کنید.

اتصال اتوماسیون با Make.com

علاوه بر به‌روزرسانی CRM، این اتوماسیون با Make.com اطلاعات مهم را به Google Sheets ارسال می‌کند تا بتوانید خیلی راحت آن‌ها را در نرم‌افزارهای حسابداری مانند QuickBooks وارد کنید. این اتصال خودکار بین سیستم‌ها باعث می‌شود فرایندهای مالی و فروش به‌صورت یکپارچه، سریع و بدون خطا انجام شوند.

گرچه این فرایند ظاهر جذابی ندارد و کمی کسل‌کننده است؛ اما بسیار ارزشمند است چون وقت زیادی از شما صرفه‌جویی می‌کند و جلو اشتباهات را می‌گیرد.

4. اتوماسیون فرایند جذب نیرو (Recruitment)

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های کسب‌وکار ، مدیریت درخواست‌های استخدام است. ممکن است ماهانه حدود ۴۰۰۰ درخواست شغلی دریافت شود و بررسی دستی آن‌ها بسیار زمان‌بر است.

با استفاده از اتوماسیون با Make.com، درخواست‌ها را به‌صورت خودکار از سایت‌هایی مثل Indeed دریافت و در Google Sheets ذخیره می‌کنیم. در این شیت، گزینه‌هایی داریم که با تیک زدن آن‌ها می‌توانیم وضعیت متقاضیان را راحت تغییر دهیم:

• تایید اولیه و ارسال ایمیل تایید
• رد درخواست و ارسال ایمیل رد
• ارسال خودکار آزمون برای متقاضیانی که باید تست دهند
• برنامه‌ریزی مصاحبه‌های مرحله اول و دوم

این اتوماسیون باعث صرفه‌جویی عظیمی در زمان و افزایش دقت در فرایند جذب نیرو می‌شود.

5. استخراج خودکار لید از Yellow Pages

فرایند دستی جمع‌آوری لیدها از Yellow Pages (یک دایرکتوری آنلاین کسب‌وکار است که اطلاعات تماس و خدمات آن‌ها را به‌صورت دسته‌بندی‌شده ارائه می‌کند و تنها در برخی کشورها نسخه رسمی و فعال دارد.) بسیار خسته‌کننده است. باید به‌صورت دستی کسب‌وکارها را جستجو کنید، اطلاعات تماس را جمع‌آوری کنید و سپس دنبال ایمیل‌های مرتبط بگردید.

می‌توانید از ابزاری به نام Apify استفاده کنید که این‌کار را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد. این ابزار نه‌تنها اطلاعات تماس را استخراج می‌کند؛ بلکه وبسایت‌های آن‌ها را بررسی کرده و خدماتشان را خلاصه می‌کند تا بهتر بتوانیم برای آن‌ها محتوا تولید کنیم.

سپس برای هر کسب‌وکار یک تقویم محتوایی AI تولید کنید که شامل ایده‌ پست برای اینستاگرام، فیسبوک، بلاگ و توییتر است و آن را به‌صورت خودکار ارسال می‌کند. این روش باعث می‌شود قبل از درخواست همکاری، ارزش واقعی به مشتری ارائه دهیم و احتمال پاسخ مثبت بسیار افزایش یابد.

6. تولید خودکار مقالات بلاگ

تیم ما شامل دو نویسنده تمام‌وقت است که با بهره‌گیری از اتوماسیون با Make.com، فرایند تولید مقالات بلاگ را به‌صورت خودکار و هوشمند انجام می‌دهند. ابتدا با استفاده از ابزارهای معتبر مانند SEMrush و Google Keyword Planner، تحقیقات جامع کلمات کلیدی انجام می‌شود تا کلمات کلیدی با حجم جستجو بالا و سختی کم، انتخاب شوند.

این کلمات کلیدی پس از تایید به یک گوگل شیت منتقل می‌شوند و گردش‌کاری مبتنی بر هوش مصنوعی آغاز می‌شود که ابتدا طرح کلی مقاله و سپس متن کامل آن را تولید می‌کند. در ادامه، لحن نوشتار تنظیم شده و خطاهای املایی و نگارشی اصلاح می‌شوند تا مقاله نهایی از نظر خوانایی برای مخاطبان با سطح متوسط کاملا مناسب و روان باشد.

در نهایت، مقاله به‌صورت بهینه شده برای SEO در گوگل شیت ذخیره شده یا مستقیما در وردپرس منتشر می‌شود.

7. انتشار خودکار محتوا در شبکه‌های اجتماعی

پس از تایید مقالات بلاگ، گردش‌کار دیگری وجود دارد که به‌صورت خودکار تصویر شاخص مقاله را استخراج کرده و پست‌ها را در شبکه‌های اجتماعی مختلف مانند فیسبوک، اینستاگرام، توییتر، پینترست، لینکدین و حتی مدیوم منتشر می‌کند.

این‌کار باعث صرفه‌جویی در زمان و افزایش بازدید محتوا می‌شود.

8. استخراج ایده‌های ویروسی از TikTok

ایجاد محتوا به‌صورت روزانه و مداوم کار دشواری است. با استفاده از Apify می‌توانیم ایده‌های ویروسی در حوزه تخصصی خود را استخراج کنیم. این ابزار، اطلاعاتی مانند تعداد بازدید، نسبت بازدید به دنبال‌کننده و قدمت پست‌ها را جمع‌آوری می‌کند تا بتوانیم بهترین ایده‌ها را انتخاب کنیم.

این روش کمک می‌کند محتواهای جذاب و پر بازدید تولید کنیم.

9. مدیریت پروژه‌ها با ClickUp و Make.com

زمانی که یک مشتری قرارداد امضا می‌کند، باید خدمات مربوط به او درست مدیریت شود. با استفاده از اتوماسیون با Make.com می‌توانیم پروژه‌های ClickUp را به‌صورت خودکار ایجاد کنیم، وظایف تعریف کنیم و آن‌ها را به اعضای تیم اختصاص دهیم.

این‌کار باعث می‌شود همه وظایف به‌موقع انجام شوند و هیچ کاری از قلم نیفتد. همچنین امکان شخصی‌سازی پروژه‌ها و تخصیص خودکار وظایف وجود دارد که در نسخه تکراری ClickUp امکان‌پذیر نیست.

ردیابی دقیق فروش با اتوماسیون با Make.com

ما فرایند فروش خود را در چهار مرحله اصلی زیر دنبال می‌کنیم:

1. ورود لید
2. تماس فروش
3. امضای قرارداد
4. پرداخت پیش‌پرداخت

با بهره‌گیری از اتوماسیون با Make.com، می‌توانیم به‌طور دقیق عملکرد تیم فروش را رصد کنیم و اطلاعات ارزشمندی درباره هر مرحله به دست آوریم.

شاخص‌های کلیدی در ردیابی عملکرد فروش

اتوماسیون با Make.com امکان ثبت و تحلیل موارد زیر را فراهم می‌کند:

• تعداد لیدهای جدید وارد شده به سیستم
• تعداد پیشنهادات ارسال شده به مشتریان
• تعداد قراردادهای امضا شده
• میزان درآمد حاصل از فروش
• نرخ تبدیل لید به فروش

علاوه‌بر این، داده‌هایی مانند منبع لید، منطقه جغرافیایی، خدمات درخواستی و زبان مشتری نیز ذخیره می‌شوند. این اطلاعات کمک می‌کند تا زمان‌بندی تیم فروش را بهینه کنیم و کمپین‌های بازاریابی را به شکل موثرتری مدیریت نماییم.

ایجاد پایگاه داده مشتریان

گاهی اوقات سیستم CRM قادر نیست اطلاعات مشتریان را به شکل دلخواه و کاربردی نمایش دهد. در این شرایط، با استفاده از اتوماسیون با Make.com می‌توانیم یک گردش‌کار ساده و موثر ایجاد کنیم که تمام مشتریان پرداخت‌کننده را به‌صورت خودکار در یک صفحه Google Sheets ثبت کند.

دسترسی آسان و به‌روزرسانی مستمر داده‌ها

این روش، اطلاعات مشتریان را در یک پایگاه داده مرکزی و قابل‌دسترس برای همه اعضای تیم فراهم می‌آورد. با این کار، هر فرد می‌تواند خیلی راحت به اطلاعات مشتریان دسترسی پیدا کرده و از به‌روزرسانی دائمی داده‌ها اطمینان حاصل کند. این راهکار ساده اما بسیار کاربردی، باعث بهبود هماهنگی تیمی و افزایش بهره‌وری در مدیریت مشتریان می‌شود.

اگر می‌خواهید کسب‌وکار خود را به سطح بالاتری ببرید و زمان بیشتری برای تمرکز روی رشد و توسعه داشته باشید، توصیه می‌کنم حتما این اتوماسیون‌ها را امتحان کنید.

توصیه نهایی

در پایان، اگر کسب‌وکار یا فعالیت شما بیشتر بر تولید محتوا متمرکز است و در شبکه‌های اجتماعی حضور فعالی دارید، استفاده از اتوماسیون می‌تواند تحولی چشمگیر در سرعت، کیفیت و بازدهی کارتان ایجاد کند.

برای کسب اطلاعات بیشتر و آشنایی با راهکارهای کاربردی، مقاله «اتوماسیون تولید محتوا برای شبکه‌های اجتماعی» را در سایت مدیرسبز مطالعه کنید. این مقاله کمک می‌کند بهترین استراتژی‌ها و ابزارهای اتوماسیون را برای رشد و توسعه کسب‌وکارتان به کار ببندید.