کتاب جلسات موثر

جلسات بخش مهمی از حیات هر سازمان هستند. حداقل یک‌چهارم از دوران کاری مدیر در جلسات گروهی می‌گذرد. 70 تا 80 درصد دوران کاری او به صحبت رودررو با سایر افراد و همچنین تعامل با گروه‌ها اختصاص دارد.
هرچه تعداد افراد در محیط کار و پیچیدگی کارهای گروهی بیشتر باشد، لزوم برگزاری جلسات برای حل مشکلات، تصمیم‌گیری، اشتراک اطلاعات‌ و تبادل دیدگاه‌ها و نظرات بیشتر می‌شود.

جمله محبوب من این است «برگزاری جلسات، مدیریت در دنیای واقعی است». جلسات فرصت بزرگی است تا شایستگی مدیریتی‌ خود (یا عکس آن) را نشان دهید، مهارت‌های ارتباطی‌تان را بهبود بخشید، بر دیگران اثر بگذارید، آن‌ها را متقاعد کنید و اهداف سازمان را پیش ببرید.
بااین‌وجود، جلسات موثر مانند تبلیغات هستند. بر اساس تخمین‌ها، 50 درصد هزینه صرف شده در تبلیغات هدر می‌رود؛ اما هیچ‌کس نمی‌داند کدام 50 درصد. به همین ترتیب، 50 درصد زمان صرف شده در جلسات هدر می‌رود، اما هیچ‌کس نمی‌داند این 50 درصد بیهوده را چگونه حذف کند.
اغلب جلسات بسیار طولانی، غیرموثر، مبهم و بی‌هدف بوده و نتیجه محور نیستند. بااین‌حال، نمی‌توان از آن‌ها اجتناب کرد. برگزاری جلسات برای موفقیت در محیط کسب‌وکار حیاتی است.

اثرگذاری بر دیگران

در کتاب جلسات موثر روش مدیریت و مشارکت موثرتر در جلسات را می‌آموزید تا بیشترین بازگشت سرمایه را از زمان صرف‌شده در جلسات داشته باشید.
روش برنامه‌ریزی و هدایت جلسه و عملکرد مدیر در طول جلسه از عوامل مهم موفقیت شغلی او هستند. در جلسات، روسا و زیردستان به شما چشم دوخته‌اند. به‌خصوص روسا به کیفیت و کمیت نظرات مفیدتان در جلسه بسیار حساس هستند. اگر جلسات را به خوبی مدیریت کنید، شما را به عنوان مدیری موفق خواهند شناخت.
می‌توانید ستاره‌ای یاری‌رسان باشید و بدرخشید یا همه چیز را خراب کنید. تصمیم با خودتان است؛ ولی در هر صورت دیده خواهید شد.
اگر رهبر باشید، زیردستان اعتبار، شایستگی، هوش و شخصیت کلی‌تان را بر اساس توان هدایت جلسه ارزیابی می‌کنند.
مدیران موفق روش هدایت عالی جلسات و عملکرد موثر در آن‌ها را می‌دانند.
به گفته پیتر دراکر «جلسات نخستین ابزار مدیریت هستند». ازآنجاکه بخش بزرگی از زمان کاری در جلسات سپری می‌شود، استفاده بهینه از آن‌‌ها و اطمینان از دستیابی به نتایج مطلوب، برای موفقیت حیاتی است.

صرفه‌جویی در وقت

اگر در برگزاری و هدایت جلسات استاد شوید، می‌توانید 40 درصد زمان ازدست‌رفته در روز را برگردانید و از آن برای انجام کارهای اثربخش و کسب نتایج بیشتر استفاده کنید تا باعث صعود سریع‌تر شما از نردبان شرکت ‌شود؛ اما اگر در جلسات عملکرد خوبی نداشته باشید، در مدیریت موفق نخواهید بود.
در کتاب جلسات موثر درباره دو نوع جلسه صحبت می‌کنیم. نخستین نوع که بیشتر با آن آشنا هستید، جلسات گروهی است که افراد به دلایل مختلف دور هم جمع می‌شوند. نوع دوم، جلسات دونفره است که با یک نفر یا افراد کمی ملاقات می‌کنید تا مذاکره، مصاحبه، نظم‌دهی، استخدام، اخراج، پاداش‌دهی، واگذاری کار یا سایر فعالیت‌های مدیریتی را انجام دهید.

این کتاب شامل 21 ایده کلیدی است که حاصل سال‌ها مطالعه و تحقیق درباره سازمان‌دهی و برگزاری جلسات موثر هستند. وقتی این ایده‌ها یا حداقل بخشی از آن‌ها را در مدیریت جلسات به کار گیرید، در کمترین زمان آنقدر اثربخش می‌شوید که خودتان هم باور نمی‌کنید.