واگذاری معکوس در مدیریت کسب‌وکار

ويليام اونکِن کارشناس مديريت زمان مقاله‌اي معروف در مجله «هاروارد بيزنس ري‌ويو» نوشته که به واسطه مطالب حکيمانه آن ميليون‌ها بار در سراسر دنيا تجديد چاپ شده است. اونکن در کتاب «مديريت زمان: چه کسي ميمون را گرفت؟» مي‌نويسد «هر کسي که مسئول برداشتن گام بعدي در کار باشد، مالک کار است. هيچ‌کس نمي‌تواند تا وقتي که آن شخص قسمت مربوط به خودش را تمام نکرده، کار را به‌عهده بگيرد». به عبارت ديگر، اگر کارمند‌‌تان از شما بخواهد با تلفن زدن به کسي، گرفتن اطلاعاتي يا هر اقدام لازم ديگر به او در انجام کار واگذارشده کمک کنيد، در واقع شما مسئول گام بعدي هستيد. کارمند مي‌تواند به دفترش برگردد و منتظر بماند تا «کارتان» را انجام دهيد و اين آرامش را داشته باشد که تا وقتي بخش مربوط به خودتان را انجام نداده‌ايد، او راحت است. هر بار کسي از شما مي‌خواهد که بخشي از کار را انجام دهيد، کار را پس مي‌گيريد. شما ميمون را از دوش کارمند برداشته و روي شانه خودتان مي‌گذاريد. اگر مراقب نباشيد، قرباني يکي از رايج‌ترين بيماري‌هاي دنياي کار يعني «واگذاري معکوس» مي‌شويد. افراد در چهار يا پنج حوزه تلاشي هوشمندانه براي واگذاري معکوس دارند. اولين حوزه مربوط به اطلاعات است. شايد کارمند بگويد، «نمي‌دانم چه‌کار کنم يا از کجا اطلاعاتي پيدا کنم. آيا مي‌توانيد به من کمک کنيد؟»  

به خودش برگردانيد

براي اجتناب از واگذاري معکوس در اين شرايط کار به خودش برگردانيد و بگوييد «وظيفه شماست که اطلاعاتي بيابيد. مي‌توانيد به اين مکان‌‌ها مراجعه کنيد، اما خودتان مسئول انجام کار هستيد». از تعهد دادن به يافتن اطلاعات براي ديگران اجتناب کنيد. اين کار بسيار زمان‌بر است و کار را فلج مي‌کند. تا وقتي که اطلاعات موردنظر را ارائه نکرده‌ايد، خيال کارمند راحت است. او مجبور نيست تا زماني که شما وظيفه‌تان را انجام نداده‌ايد، کاري انجام دهد. اکنون شما براي او کار مي‌کنيد. مسئله مهم‌تر اينکه در اين عصر اينترنت که همه اطلاعات به صورت مجازي در 24 ساعت شبانه‌روز و هفت روز هفته در دسترس است، توانايي جستجو در اينترنت و يافتن اطلاعات، مهارتي بسيار حياتي براي هر کارمند است.  

بگذاريد خودشان مشکلاتشان را حل کنند

دومين حوزه‌اي که واگذاري معکوس در آن روي مي‌دهد وقتي است که افراد براي پرسيدن راه‌حل مشکلي نزدتان مي‌آيند. آن‌ها به جاي حل کردن مشکل و درس گرفتن از آن سعي مي‌کنند دوباره آن را به مدير واگذار کنند. آن‌ها نزد شما مي‌آيند و مي‌گويند، «آيا مي‌توانيد اين مشکل را براي من حل کنيد؟» شايد به اشتباه فکر کنيد که «من رئيسي با دانش و تجربه زياد هستم، پس مشکل را حل خواهم کرد». سپس مشکل را به شما مي‌سپارند و اکنون ميمون بر شانه شماست. براي اجتناب از اين نوع واگذاري معکوس کار را با گفتن اين جمله پس دهيد «حل اين مشکل وظيفه شماست،‌ مشکل را به صراحت تعريف کنيد، چند راه‌حل ارائه کنيد، راه‌حلي که خودتان پيشنهاد داده‌ايد را برگزينيد و سپس اگر نيازي بود نزد من بياييد». به ياد داشته باشيد يکي از مسئوليت‌هاي اصلي شما به عنوان مدير پرورش کارمندان است و کمک به آن‌ها براي ارتقاي مهارت‌هاي حل مشکل از بهترين روش‌هاي اين کار به حساب مي‌آيد.  

آن‌ها را مجبور به تفکر کنيد

وقتي کارمندان براي پرسيدن راه‌حل مشکلات نزد شما مي‌آيند، بهترين پاسخي که به عنوان مدير در طول‌ سال‌ها يافته‌ام اين است: «فکر مي‌کنيد در اين شرايط چه بايد چه‌کار کنيم؟» تقريبا در همه موارد، کارمند از قبل بهترين اقدام را در نظر گرفته است. همه آنچه نياز دارد کسب اجازه از شما براي اجراي آن راه‌حل است. سومين حوزه‌اي که واگذاري معکوس در آن روي مي‌دهد وقتي است که کارمندان مجبور به انجام وظايف دشوار هستند. آن‌ها نزد شما مي‌آيند و مي‌گويند: «اين کار واقعا براي من دشوار است. اصلا نمي‌دانم چطور آن‌ را انجام دهم. قبلا هرگز انجامش نداده‌ام». سپس با درخواست کمک از شما به اين دليل که بزرگ، قوي و باتجربه هستيد، واگذاري معکوس انجام مي‌دهند. اگر مراقب نباشيد، نفستان وارد عمل مي‌شود و با پس گرفتن کار موافقت مي‌کنيد تا آن را درست انجام دهيد. اما اگر به جاي اينکه کار را پس بگيريد و به فهرست انبوه کارهايتان اضافه کنيد، تاکيد کنيد که آن شخص با راهنمايي شما روش کار را ياد بگيرد،‌ براي هر دوي شما بهتر است.  

طرف کسي را نگيريد

يکي ديگر از نمونه‌‌هاي واگذاري معکوس وقتي است که کارمند از رئيس مي‌خواهد تا در حل مشکلات او با فرد ديگري دخالت کند. کارمند به جاي مواجهه با شخص مقابل، مشکل پيش‌آمده و حل آن تلاش مي‌کند تا رئيس را به واسطه يا مشاور گروه تبديل کند. در کار خود به عنوان مدير مي‌بينيد که افراد هميشه با هم کنار نمي‌آيند. کارمند هميشه تمايل دارد نزد شما بيايد و بگويد فلاني فلان حرف را زد يا فلان کار را کرد و اينکه «از اين شرايط بسيار ناخشنود است». شما هم بايد بگوييد «اگر با آن فرد مشکل داري، بايد خودت براي حل آن ابتکار عمل نشان دهي». در هيچ شرايطي، طرف کسي را نگيريد يا به نفع کسي سخن نگوييد. معمولا شما همه داستان را نمي‌دانيد و با طرفداري از يک نفر، تسلط خود بر هر دوي آن‌ها را تضعيف مي‌کنيد.  

آن‌ها را با هم سازش دهيد

يکي از بهترين استراتژي‌ها در شرايطي که دو نفر با هم مشکل دارند اين است که هر دو را صدا بزنيد و به آن‌ها بگوييد که بايد اين مشکل يا عدم توافق را همين جا و حالا حل کنند. يکي از تکنيک‌هاي موثر اين است که در را ببنديد و از هر دو طرف بخواهيد دقيقا همان چيزي که درباره طرف مقابل و شرايط پيش‌آمده به شما گفته‌اند را تکرار کنند. در نتيجه مجبور مي‌شوند با هم رودررو شده و آنچه روي داده و باعث اصطکاک ميان آن‌ها شده است را به دقت تعريف کنند. نتيجه بديهي اين است که نيمه‌حقايق و لفاظي‌هاي مقتصدانه از ميان برداشته مي‌شود. اگر هنگام بروز هر نوع درگيري از اين روش استفاده کنيد، تقريبا نتيجه هميشه يکسان خواهد بود. افراد شرکت به زودي خواهند فهميد که اگر مشکلي را نزدتان آورند، ‌مجبورشان مي‌کنيد با طرف مقابل رودررو شوند. بنابراين، به جاي آوردن مشکل نزد شما، ياد مي‌گيرند که مستقيم با طرف مقابل رودررو شوند و سوءتفاهم‌ها را برطرف کنند.  

مسئوليت را به آن‌ها بسپاريد

در هر مورد، بهترين راه‌حل اين است که کارمندان را در فشار قرار دهيد، از واگذاري معکوس اجتناب کنيد و بر حل مشکل توسط خودشان تاکيد کنيد. شما در طول زندگي شخصي و کاري خود با تلاش‌هاي فراگير براي واگذاري معکوس مواجه مي‌شويد. از آنجا که بسياري از مردم ذاتا تنبل هستند، هميشه به دنبال راه‌‌هايي هستند تا شما را مجبور به پس گرفتن کل کار يا بخش اعظم آن کنند. به هر قيمتي در برابر اين وسوسه مقاومت کنيد. مدام به طرف مقابل بگوييد «اين وظيفه شماست؛ شما مسئول هستيد، نه من» و به اين گفته پايبند باشيد.