اهداف مبهم، دليل اصلي جلسات بي‌اثر است. افراد از دليل تشکيل جلسه و هدف آن مطمئن نيستند. هيچ دستور جلسه مکتوبي وجود ندارد يا موارد ذکرشده در آن شفاف نيستند. به همين دليل بايد در ابتداي جلسه، هدف از تشکيل آن و نتايجي که اميدواريد به آن‌ها دست يابيد را مطرح کنيد.

هدايت ضعيف جلسه

يک دليل مهم ديگر در موثر نبودن جلسات، نوع هدايت جلسه است. شايد رئيس جلسه اشتباهاتي کليدي مرتکب شود که اثربخشي جلسه‌ را از بين مي‌برد. اين موارد عبارتند از:

• دير شروع کردن. بعضي رهبران، شروع جلسه را به تعويق مي‌اندازند تا افرادي که دير کرده‌اند هم شانس حضور داشته باشند. در نتيجه افرادي که به موقع آمده‌اند هميشه بايد منتظر بمانند. به تدريج، آن‌ها هم به اين نتيجه مي‌رسند که دارند وقتشان را تلف مي‌کنند و ديرتر مي‌آيند. پس از مدتي جلسات ساعت 10 ساعت 10:30 تشکيل مي‌شوند. زمان دقيق تشکيل جلسه را مشخص کنيد و به آن پايبند باشيد.
• از دست دادن کنترل جلسه. گاهي رهبر خلاصه صحبت مي‌کند؛ اما ساير شرکت‌کنندگان پرحرف هستند و حرف‌هاي بي‌ربط مي‌زنند. زماني جلسات بي‌اثر مي‌شوند که رهبر نمي‌تواند گروه را در مسير اصلي نگه دارد و اجازه مي‌دهد گفتگو از موضوع اصلي منحرف شود. خيلي‌ها دوست دارند زياد حرف بزنند و صداي خودشان را بشنوند؛ مدام سراغ موضوعات موردعلاقه‌شان مي‌روند، حتي اگر هيچ ربطي به جلسه نداشته باشد. در ساير موارد، همه اعضا درگير بحث داغي مي‌شوند که به دور باطل مي‌افتد و هيچ راه‌حلي در پي ندارد. رهبر بايد هميشه جلسه را در مسير درست نگه دارد و پيش ببرد.
• غالب بودن بر بحث. جلسه اتاق سخنراني نيست. اگر رهبر بيشتر از ديگران حرف بزند، جلسه بي‌فايده است.
• به نتيجه نرسيدن. بعضي جلسات به اين دليل بي‌اثر هستند که گروه هيچ اجباري براي رسيدن به نتيجه ندارد. آن‌ها موضوع را بالا و پايين مي‌کنند؛ اما تمايلي به پيشرفت و دستيابي به پاسخ نهايي ندارند. شايد از اشتباه کردن بترسند، شايد از نداشتن اطلاعات کافي براي اتخاذ تصميم مناسب بترسند يا نگران باشند ناکارايي تصميم به پاي آن‌ها نوشته شود. رئيس جلسه بايد شجاعت فشار آوردن به افراد براي ارائه راه‌حل را داشته باشد.

نبود مشارکت گروهي

همان‌طور که اشاره شد، اگر شرکت‌کنندگان شجاعت پيوستن به بحث را نداشته باشند، جلسه بي‌اثر است. يکي از راه‌هاي اجتناب از حکمراني بر جلسه و سرکوب نظرات و ايده‌هاي ديگران، واگذاري هدايت جلسه است. هرگاه مقدور است رياست جلسه را به شخص ديگري بسپاريد. اين روشي فوق‌العاده براي ايجاد مهارت و اعتمادبه‌نفس در زيردستان است.

هدايت جلسه ابزار آموزشي فوق‌العاده‌اي است که به کارمندان فرصت مي‌دهد افکار خود را سازماندهي کرده و مقابل همکاران ارائه کنند. تجربه نشان داده وقتي رهبري جلسه را به کارمندان حتي کارمندان جزء واگذار مي‌کنيد، آن را کاملا جدي مي‌گيرند و براي برنامه‌ريزي جلسه و آماده کردن دستور جلسه بسيار تلاش مي‌کنند. با واگذار کردن وظيفه هدايت جلسه، در وقت و تلاشتان صرفه‌جويي ‌کنيد. من در جلسات مديريتي، هر بار رياست را به يکي از کارمندان واگذار مي‌کنم و هميشه و بدون استثنا از نتايج شگفت‌زده مي‌شوم. حتي افراد خجالتي که زياد صحبت نمي‌کنند، وقتي به رياست جلسه مي‌رسند، به رهبران فوق‌العاده‌اي تبديل مي‌شوند.

نبود پيگيري

گاهي جلسات به ايده‌هاي فوق‌العاده‌اي مي‌رسند؛ اما آن ايده‌ها به هيچ جا نمي‌رسند. دليلش اين است که رهبر گام‌هاي بعدي و افراد مسئول اجراي ايده‌ها را مشخص نمي‌کند. هدف جلسه صحبت کردن نيست؛ بلکه آماده شدن براي اقدام است. اطمينان از اقدام، وظيفه رهبر است. هر تصميمي بايد معيارهاي اجرايي خاصي داشته باشد و مهلت انجامش هم مشخص شود.

سوال موردعلاقه من اين است «اقدام بعدي چيست؟» اکنون بايد چه ‌کنيم و چه کسي بايد آن را انجام دهد؟ مهلت انجام آن تا چه زماني است و چگونه ارزيابي مي‌شود؟

هر چه شفافيت و تمرکز بيشتري داشته باشيد و هر بحث را به يک نتيجه شفاف برسانيد، جلسه موثرتر و ارزشمندتر مي‌شود. در اين صورت افراد منتظر جلسات بعدي با شما هستند و ستاره اقبالتان مي‌درخشد.

به مکان توجه کنيد!

تصور کنيد مشغول هدايت جلسه‌اي هستيد و يک گروه موسيقي مشغول تمرين در ساختمان بغلي است. همين مورد براي من اتفاق افتاد. صداي ضعيف، تجهيزات کم، اتاق خيلي سرد يا خيلي گرم تنها چند مورد از مشکلات تدارکاتي هستند که مي‌توانند اثرگذاري جلسه را از بين ببرند. اگر جلسه در دفتر خودتان برگزار نمي‌شود، حتما قبل از رزرو مکان، آن را کنترل کنيد. مطمئن شويد نزديک آشپزخانه، رستوران يا بزرگراه نيست. چيدمان، نور، سيستم صدا و تهويه را به دقت ارزيابي کنيد. بسياري از سالن‌هايي که براي جلسات اجاره مي‌کنيد براي منظور ديگري طراحي شده‌اند و مثلا شايد نور کمي داشته باشند که يادداشت‌برداري و نگاه کردن به سخنران را براي حضار دشوار کند. ما بارها پس از شکايت به هتل‌ها و بي‌توجهي‌ آن‌ها مجبور شديم براي تقويت سيستم نور و صدا با شرکت‌‌هاي ديگري تماس بگيريم و هزينه اضافه بپردازيم.

هميشه مکان جلسه را از قبل بررسي کنيد تا مطمئن شويد سالن و امکانات آن دقيقا مطابق قرارداد است. سالن را يک ساعت قبل از شروع جلسه بررسي کنيد. بارها مسئولان هتل به ما گفته‌اند سالن پر است و نمي‌توانيم روز قبل از جلسه آن را ببينيم؛ زيرا تا ساعت يک صبح اشغال است. بنابراين ترتيبي مي‌داديم که ساعت يک صبح آنجا باشيم تا مطمئن شويم چيدمان اتاق مطابق درخواست ما است. تقريبا هميشه چيدمان اشتباه بود.