روزی می‌رسد که صاحب کسب‌وکار کوچک صبح زود می‌آید، شب دیر می‌رود و باز هم کارها تمام نمی‌شود. سفارش‌ها عقب می‌افتد، پیام مشتری‌ها بی‌جواب می‌ماند و فرصت فکر کردن به رشد پیدا نمی‌شود. اینجاست که استخدام اولین کارمند از یک فکر دور به یک تصمیم جدی تبدیل می‌شود.
استخدام اولین کارمند فقط اضافه شدن یک نفر نیست؛ شکل کار صاحب کسب‌وکار را هم عوض می‌کند. در این مطلب در ۶ گام ساده می‌بینیم کی وقتش رسیده، نقش را چطور روشن کنیم، هزینه را چطور حساب کنیم، آدم مناسب را از کجا پیدا کنیم و هفته‌های اول را چطور بچینیم. یک مثال ساده از یک شیرینی‌فروشی کوچک هم داریم.
چرا استخدام اولین کارمند این‌قدر مهم است؟
تا وقتی تنها هستید، هر کاری را یک نفر انجام می‌دهد و همه چیز در ذهن همان یک نفر است. با آمدن اولین همکار، باید کار را توضیح بدهید، بسپارید و نتیجه را پیگیری کنید. یعنی از «انجام دادن» به «مدیریت کردن» می‌رسید.
اگر این قدم درست برداشته شود، وقت آزاد می‌شود و کسب‌وکار می‌تواند بزرگ‌تر شود. اگر عجولانه باشد، هم پول هدر می‌رود و هم دلسردی می‌آورد. برای همین استخدام اولین کارمند ارزش دارد که با برنامه و قدم‌به‌قدم انجام شود.
تمام‌وقت، پاره‌وقت یا پروژه‌ای؟
قبل از شروع گام‌ها، یک تصمیم مهم را بگیرید: اولین همکار تمام‌وقت باشد، پاره‌وقت یا پروژه‌ای؟ راهنمای Indeed می‌گوید همکار پروژه‌ای برای کارهای مشخص و موقت مناسب است و هزینه جانبی کمی دارد، ولی کارمند دائمی وفاداری و تعهد بلندمدت بیشتری به هدف‌های کسب‌وکار نشان می‌دهد.
اگر کارها هنوز نوسان دارد، استخدام اولین کارمند را می‌شود با یک نیروی پاره‌وقت شروع کرد و بعد از چند ماه، اگر حجم کار ثابت ماند، او را تمام‌وقت کرد. این راه ریسک را کم می‌کند و به هر دو طرف فرصت آشنایی می‌دهد.
۶ گام ساده برای استخدام اولین کارمند
۱. مطمئن شوید وقتش رسیده است
یک هفته همه کارهای روزانه و هفتگی را یادداشت کنید: جواب دادن به پیام‌ها، بسته‌بندی، حساب‌وکتاب، خرید، پیگیری مشتری. بعد کنار هر کار بنویسید چقدر وقت می‌گیرد و آیا حتما باید مدیر انجامش بدهد یا کس دیگری هم از پسش برمی‌آید.
در راهنمای استخدام اولین کارمند در سایت Indeed آمده که وقتی فهرست کارهای جاری دست‌کم به ۲۰ ساعت در هفته رسید و چند پروژه برنامه‌ریزی‌شده هم در صف بود، شاید وقت فکر کردن به استخدام اولین کارمند رسیده باشد.
همان راهنما یادآوری می‌کند که استخدام زودهنگام ممکن است هزینه را سنگین کند و کار کافی برای کارمند نباشد؛ ولی صبر زیاد هم مدیر را خسته می‌کند و رشد را کند می‌کند. اگر مطمئن نیستید، Indeed شروع با همکاری قراردادی را راهی برای امتحان پیشنهاد می‌کند.
۲. نقش را روی کاغذ روشن کنید
بیشتر استخدام‌های ناموفق از یک جمله مبهم شروع می‌شوند: «یک نفر می‌خواهم که کمک کند.» قبل از هر آگهی، روشن کنید این آدم دقیقا چه کارهایی را بر عهده می‌گیرد. یک شرح کار ساده بنویسید که این موارد را داشته باشد:
عنوان شغل و ساعت کار
۵ تا ۷ کار اصلی که هر روز یا هر هفته انجام می‌شود
مهارت‌های لازم و مهارت‌هایی که داشتنشان امتیاز است
نتیجه‌ای که بعد از سه ماه انتظار دارید
حقوق یا بازه حقوق و مزایا
شرح کار روشن پایه استخدام اولین کارمند است؛ هم به نامزدها کمک می‌کند بدانند وارد چه کاری می‌شوند و هم بعدا معیار سنجش کار است. اگر نتوانستید نتیجه سه‌ماهه را در دو جمله بنویسید، نقش هنوز به اندازه کافی مشخص نیست.
۳. بودجه واقعی را حساب کنید
هزینه استخدام اولین کارمند فقط حقوق ماهانه نیست. Indeed هم می‌گوید هزینه اولین کارمند بیشتر از حقوق است و هزینه‌هایی مثل تجهیزات، فضای کار و مزایا را هم باید در نظر گرفت. این موارد را کنار هم بنویسید:
حقوق و مزایای ماهانه
بیمه و هزینه‌های قانونی
تجهیزات مثل گوشی، لپ‌تاپ یا لباس کار
وقتی که مدیر برای آموزش می‌گذارد
بعد یک پرسش ساده بپرسید: درآمدی که این آدم آزاد می‌کند یا می‌سازد، در چند ماه این هزینه را جبران می‌کند؟ قوانین کار، قرارداد و بیمه را جدی بگیرید و قبل از استخدام با یک مشاور بیمه و حقوق کار مشورت کنید تا بعدا با هزینه یا دردسر غیرمنتظره روبه‌رو نشوید.
۴. نامزدها را از جای درست پیدا کنید
برای استخدام اولین کارمند، بهترین نامزدها معمولا از راه آشنایان و شبکه کاری می‌آیند. به مشتری‌های وفادار، دوستان و همکاران قدیمی بگویید دنبال چه کسی هستید. یک پست ساده در اینستاگرام یا کانال تلگرام کسب‌وکار هم می‌تواند آدم‌هایی را بیاورد که برند را از قبل می‌شناسند.
سایت‌های کاریابی و ارتباط با دانشگاه‌ها و آموزشگاه‌های نزدیک هم راه‌های خوبی هستند. Indeed پیشنهاد می‌کند در آگهی بنویسید که اولین کارمند را استخدام می‌کنید و از بزرگ شدن کسب‌وکار هیجان دارید تا آدم‌هایی جذب شوند که کار در مجموعه کوچک را دوست دارند.
۵. مصاحبه کوتاه و کار آزمایشی بگذارید
در استخدام اولین کارمند، مصاحبه را ساده نگه دارید. اول یک تماس تلفنی کوتاه برای غربال اولیه بگیرید؛ Indeed تماس ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای را پیشنهاد می‌کند. بعد با دو یا سه نفر جلسه حضوری بگذارید و پرسش‌های یکسان بپرسید تا مقایسه منصفانه باشد.
مهم‌تر از مصاحبه، یک کار آزمایشی کوتاه و واقعی است. مثلا برای فروشنده، یک ساعت کار پشت پیشخوان؛ برای ادمین شبکه‌های اجتماعی، نوشتن سه پست. برای این وقت به نامزد پول بدهید. شیوه کار، دقت و رفتار با مشتری در همین یک ساعت خیلی بیشتر از رزومه نشان می‌دهد.
در آخر با یکی دو نفر از کارفرمایان قبلی نامزد تماس بگیرید. یک پرسش ساده مثل «اگر دوباره فرصت داشتید، باز هم استخدامش می‌کردید؟» خیلی چیزها را روشن می‌کند.
۶. هفته‌های اول را برنامه‌ریزی کنید
خیلی وقت‌ها استخدام اولین کارمند در همان هفته‌های اول خراب می‌شود، چون کارمند تازه نمی‌داند دقیقا از او چه انتظاری هست. قبل از روز اول، جای کار، ابزارها و فهرست کارهای هفته اول را آماده کنید.
روز اول را هم ساده و گرم برگزار کنید. کارمند تازه را به مشتری‌های همیشگی و تامین‌کننده‌ها معرفی کنید، جای وسایل را نشانش بدهید و با هم ناهار بخورید. همین کارهای کوچک حس خوش‌آمد را می‌سازند.
نقش مدیر در این هفته‌ها خیلی مهم است. در مطلب Gallup درباره شروع کار کارمند تازه آمده که وقتی مدیر نقش فعالی در این مرحله دارد، احتمال اینکه کارمند آن را موفق بداند ۳٫۴ برابر می‌شود. همان مطلب می‌گوید فقط ۱۲٪ از کارمندان آمریکایی می‌گویند شرکتشان این کار را خوب انجام می‌دهد.
یک برنامه ساده برای ماه اول:
هفته اول: آشنایی با محصول، مشتری‌ها و روش کار؛ کارمند کنار مدیر کار می‌کند و یاد می‌گیرد.
هفته دوم: چند کار مشخص را بدون کمک انجام می‌دهد و بعد کارمند و مدیر نتیجه را با هم مرور می‌کنند.
هفته سوم و چهارم: مسئولیت کامل چند کار را می‌گیرد و هر هفته یک گفت‌وگوی کوتاه درباره پیشرفت دارد.
برای این گفت‌وگوی هفتگی، مطلب چطور جلسه هفتگی تیم را کوتاه و نتیجه‌محور برگزار کنیم؟ یک قالب ساده می‌دهد. اگر می‌خواهید از همین اول یاد گرفتن بخشی از کار باشد، مطلب چطور فرهنگ یادگیری را در تیم ۱۰نفره جا بیندازیم؟ هم کمک می‌کند.
صبور باشید. Gallup می‌گوید کارمند تازه معمولا حدود ۱۲ ماه وقت لازم دارد تا به بهترین سطح کار برسد. پس از ماه اول انتظار معجزه نداشته باشید؛ دنبال پیشرفت هفته‌به‌هفته باشید.
مثال: لیلا چطور اولین کارمند شیرینی‌فروشی را استخدام کرد
لیلا ۴۲ سال دارد و در رشت یک شیرینی‌فروشی کوچک با چند میز کافه دارد. سه سال همه کار را تنها انجام می‌داد: پخت، فروش، جواب پیام‌ها و سفارش‌های تولد. وقتی سفارش‌های آخر هفته زیاد شد، فهمید وقت استخدام اولین کارمند رسیده است.
اول یک هفته کارها را یادداشت کرد. دید حدود ۲۵ ساعت در هفته صرف فروش پشت پیشخوان، بسته‌بندی و جواب دادن به پیام‌های اینستاگرام می‌شود؛ کارهایی که لازم نبود لیلا انجام بدهد. پخت و طراحی کیک را برای خودش نگه داشت.
بعد یک شرح کار ساده نوشت: فروشنده پاره‌وقت برای عصرها و آخر هفته، با روی خوش و دقت در بسته‌بندی. حقوق، بیمه و یک لباس کار را حساب کرد و با یک مشاور حقوق کار درباره قرارداد حرف زد.
آگهی را در صفحه اینستاگرام شیرینی‌فروشی گذاشت و به مشتری‌های همیشگی هم گفت. از ۱۱ نفری که پیام دادند، با ۴ نفر تماس کوتاه گرفت و ۲ نفر را برای یک عصر کار آزمایشی دعوت کرد و دستمزد همان عصر را هم پرداخت.
امید، دانشجوی ۲۲ ساله، با مشتری‌ها راحت حرف می‌زد و حتی وسط کار آزمایشی پیشنهاد داد جعبه‌ها از قبل تا شوند تا صف کوتاه‌تر شود. لیلا او را انتخاب کرد. هفته اول کنار هم کار کردند و هر شنبه یک گفت‌وگوی پانزده‌دقیقه‌ای دارند.
ماه اول بی‌دردسر نبود. امید دو بار در بسته‌بندی سفارش تولد اشتباه کرد. لیلا به‌جای سرزنش، یک فهرست کوتاه برای چک کردن سفارش‌ها نوشت و کنار صندوق چسباند. از آن به بعد اشتباه تکرار نشد. حالا لیلا عصرها وقت دارد طرح‌های تازه کیک بسازد و فروش آخر هفته هم بیشتر شده است.
۵ اشتباه رایج در استخدام اولین کارمند
استخدام عجولانه: وقتی خیلی خسته‌اید، اولین نفر در دسترس را می‌گیرید و بعدا پشیمان می‌شوید.
نقش مبهم: بدون شرح کار، کارمند نمی‌داند موفقیت یعنی چه و مدیر هم نمی‌تواند کار را بسنجد.
حساب نکردن همه هزینه‌ها: فقط حقوق را می‌بینید و بیمه، تجهیزات و وقت آموزش را فراموش می‌کنید.
استخدام فقط از روی رابطه: آشنا بودن خوب است، ولی جای کار آزمایشی و مهارت را نمی‌گیرد.
رها کردن کارمند تازه: بدون آموزش و گفت‌وگوی منظم، حتی آدم خوب هم دلسرد می‌شود.
چک‌لیست کوتاه قبل از اعلام استخدام
قبل از گذاشتن آگهی استخدام اولین کارمند، این موارد را تیک بزنید:
کارهایی که می‌خواهم بسپارم را نوشته‌ام و دست‌کم به ۲۰ ساعت در هفته می‌رسد.
شرح کار و نتیجه سه‌ماهه روشن است.
همه هزینه‌ها را حساب کرده‌ام و با مشاور بیمه و حقوق کار حرف زده‌ام.
یک کار آزمایشی کوتاه و واقعی آماده کرده‌ام.
برنامه هفته اول و گفت‌وگوی هفتگی را نوشته‌ام.
جمع‌بندی
استخدام اولین کارمند یکی از مهم‌ترین قدم‌های رشد یک کسب‌وکار کوچک است. اگر کارها را یادداشت کنید، نقش را روشن کنید، همه هزینه‌ها را بسنجید، نامزد را با کار آزمایشی امتحان کنید و هفته‌های اول کنار او باشید، احتمال یک انتخاب خوب خیلی بیشتر می‌شود.
همین هفته از یک کار کوچک شروع کنید: هفت روز همه کارهای روزانه را با زمان هر کدام یادداشت کنید. همین فهرست نشان می‌دهد وقت استخدام اولین کارمند رسیده یا نه و اولین همکار باید چه کاری را بر عهده بگیرد.