3 ابزار دورکاری برای مدیریت تیم

در این مقاله می‌خواهیم به 3 ابزار برای دورکاری بپردازیم. بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها بخشی از کارمندان یا کل کارمندانشان را از راه دور هدایت می‌کنند؛ یعنی هرکسی از خانه‌اش کار می‌کند و این شرایط چالش‌های جدیدی را ایجاد کرده است. وقتی تیم در کنار هم هستند ارتباطات خیلی راحت‌تر است، انتقال مفاهیم و مسائل خیلی آسان‌تر پیش می‌رود؛ ولی در شرایط جدید شاید لازم باشد بتوانیم یک تیم را از راه دور مدیریت کنیم.  

3 نکته برای مدیریت بهتر یک تیم از راه دور

1. نرم‌افزار چت سازمانی

اولین نکته این است که از یک نرم‌افزار چت سازمانی استفاده کنید که مخصوص ارتباطات کسب‌وکاری ساخته‌ شده است و به‌راحتی می‌توانید پیام‌هایی را ردوبدل کنید. همچنین می‌توانید کانال‌هایی را درست کنید که اگر اعلاناتی را در آنجا می‌گذارید تمام افراد تیم ببینند. می‌توانید تعریف کنید که کانال‌های خاصی فقط توسط افراد خاصی از تیم قابل‌ دیدن باشد و امنیت موارد مهم کسب‌وکارتان حفظ شود و فایل‌ها و اطلاعاتی را با هم ردوبدل کنید. پیشنهاد من استفاده از نرم‌افزار و اپلیکیشن Slack است. باوجود اینکه این اپلیکیشن در ایران تحریم شده است ولی احتمالا فقط هنگام ساختن یک اکانت جدید لازم است که VPN را روشن کنید و این مراحل را انجام دهید و بعد هنگام استفاده از این اپلیکیشن دیگر مشکلی پیش نمی‌آید و می‌توانید با تیم خود در ارتباط باشید. خوبی اپلیکیشن‌های چت سازمانی این است که هرکدام از کارمندان می‌توانند بدون واردکردن موبایل یا اطلاعات شخصی خود، فقط با یک اکانت ایمیل، اکانتی درست کنند و ارتباطات به‌خوبی حفظ شود. این نرم‌افزار شاید اولین نرم‌افزار پرطرفدار و محبوب دنیا است که توسط بسیاری از سازمان‌ها استفاده می‌شود و ما هم در شرکت مدیرسبز، از همین سیستم برای ارتباطات استفاده می‌کنیم. چند روز که از این نرم‌افزار استفاده کنید متوجه خواهید شد که چه امکانات خوبی دارد و چگونه کارتان را راحت‌تر می‌کند.  

2. جلسات گروهی

دومین نکته این است که وقتی افراد از راه دور باهم کار می‌کنند شاید انتقال مفاهیم سخت‌تر شود. شاید تمام مطالب را نتوانیم از طریق چت متنی یا حتی عکس‌هایی که برای هم می‌فرستیم به‌خوبی پیش ببریم و انجام دهیم. پس لازم است از یک پلتفرم یا سیستم جلسات گروهی در کنار سیستم چت آنلاین استفاده کنید. پیشنهاد من Google Meet است که آدرس سایت آن meet.google.com است. این امکان بسیار فوق‌العاده که از طرف شرکت گوگل ارائه می‌شود و پولی بود، فعلا به علت شرایط همه‌گیری کاملا رایگان است و می‌توانید با افراد تیم خود تا 250 نفر، جلسات آنلاین کاملا رایگان و کاملا باکیفیت برگزار کنید. جدیدا Google Meet امکاناتی مانند به اشتراک‌گذاری صفحه دسکتاپتان را اضافه کرده است. بنابراین اگر می‌خواهید با تیم در مورد یک پروژه صحبت کنید، می‌توانید علاوه بر دیدن وب‌کم افراد تیم، پاورپوینتی را باز کنید یا فایل فنی را روی دسکتاپتان باز کنید و به دیگران توضیح دهید و هر جا که لازم شد تیم هم می‌تواند این کار را انجام دهد و هرکدام از کارمندان می‌توانند دسکتاپ یا موبایل خود را به اشتراک بگذارند. به‌این‌ترتیب جلسات می‌توانند کمک کنند تا مفاهیم، به‌خصوص مفاهیم مربوط به پروژه‌های پیچیده‌تر به‌خوبی منتقل شود. این کار معمولا فقط با چت متنی امکان‌پذیر نیست.  

3. مدیریت پروژه‌ها و کارها

سومین نکته برای مدیریت تیم‌ها از راه دور این است که شما به‌عنوان مدیر تیم یا مدیر پروژه از اپلیکیشنی مانند Trello استفاده کنید که بیشتر برای مدیریت پروژه‌های بزرگ و کوچک استفاده می‌شود و شما به کمک این اپلیکیشن یا نرم‌افزار می‌توانید به‌راحتی تمام ایده‌ها، کارهای بزرگ و هدف‌های کسب‌وکارتان را یادداشت کنید و به قسمت‌های کوچک‌تری تقسیم کنید و به‌صورت مرتب و حرفه‌ای هر کاری را به قسمت‌های جزئی‌تر و ریزتر تقسیم کنید تا بتوانید این کارها را بین افراد تیم به‌راحتی تقسیم و واگذار کنید. البته نرم‌افزار یا اپلیکیشن Trello این امکان را دارد که شما افراد تیم را هم اضافه کنید و کارها را تقسیم کنید، ولی شاید بهتر باشد برای چت و واگذاری کارها از اپلیکیشن Slack استفاده کنید. برای جلسات و بررسی دقیق‌تر پروژه‌ها از Google Meet استفاده کنید و Trello را خودتان استفاده کنید تا تمام ایده‌ها و پروژه‌های بزرگ ثبت شود و به فراموشی سپرده نشود.   پس در شرایط جدید باوجود اینکه دورکاری چالش بزرگی است، افرادی برنده و موفق هستند که خیلی سریع‌تر خودشان را با شرایط دورکاری تطبیق دهند و روش‌های سنتی مانند استفاده از سیستم‌های چت مانند واتساپ و... را کنار بگذارند و از اپلیکیشن‌ها و سیستم‌هایی استفاده کنند که دقیقا برای تیم‌های مجازی یا تیم‌های راه دور ساخته ‌شده است. امیدوارم از نکاتی که توضیح داده شد استفاده کرده باشید و هر چه زودتر این سه پیشنهاد را اجرا کنید و خواهید دید که باوجود اینکه شرایط سخت‌تر شده و همه نمی‌توانند در کنار هم کار کنند؛ اما شما می‌توانید کارها را تا حد زیادی به‌خوبی پیش ببرید و روحیه تیم را حفظ کنید.