بهترین عبارت برای پایان ایمیل!

در پایان ایمیل چه بنویسیم تا بیشترین نرخ پاسخ را داشته باشد؟

اگر شما هم مثل اکثر افراد در کسب‌و‌کارتان از ایمیل استفاده می‌کنید، احتمالا زمان زیادی را صرف ساختن محتوای ایمیل می‌کنید و توجه زیادی به واژگان پایانی ایمیل ندارید. اما مطالعه جدید شرکت بومرنگ که تهیه‌کننده نرم‌افزارهای ایمیلی است نشان می‌دهد روش به پایان بردن ایمیل خیلی مهم‌تر از آن است که فکر می‌کنید. این مطالعه عبارت پایانی بیش از 350 هزار ایمیل را بررسی کرده و نرخ پاسخ‌دهی به عبارات مختلف را با هم مقایسه کرده است. خیلی از ایمیل‌ها درخواست مشاوره یا کمک بودند و درنتیجه انتظار داشتند پاسخی دریافت کنند.

تشکر خوب است!

تحلیل‌ها نشان داد ایمیل‌هایی که با نوعی تشکر ساده مثل: متشکرم، از شما متشکرم، پیشاپیش متشکرم و غیره تمام می‌شدند، بیشترین نرخ دریافت پاسخ را داشتند که در حدود 62 درصد بود. در مقایسه، ایمیل‌هایی که با انواع عبارت‌های رسمی‌تر و سنگین‌تر مثل ارادتمند شما، با بهترین آرزوها و ... تمام می‌شدند، نرخ دریافت پاسخ 46 درصدی داشتند. این تحلیل نشان می‌دهد جایگزینی پایان‌های سنتی و سنگین با یک تشکر ساده، نرخ دریافت پاسخ را تا 36 درصد افزایش می‌دهد.

در ایمیل، «ارادتمند شما» بدترین است!

همچنین این مطالعه فهرستی از هشت امضای رایج را بررسی کرد. در میان این هشت امضا، آن‌هایی که به ترتیب با واژگان«ارادتمند شما» و «با بهترین آرزوها» تمام شده بودند، کمترین نرخ دریافت پاسخ را داشتند. پس کدام عبارت بیشترین پاسخ را دریافت می‌کند؟ اگرچه هر واژه تشکری خوب است، اما عبارت «پیشاپیش متشکرم» بیشترین نرخ دریافت پاسخ یعنی 65.7 درصد را داشت. این واقعیت که عبارت «پیشاپیش متشکرم» بیشترین نرخ دریافت پاسخ را داشته، اصلا تعجب‌آور نیست؛ زیرا نه تنها تشکر خود را ابراز می‌کنید، بلکه از کاری که قرار است انجام شود هم قدردانی می‌کنید و همین موضوع به احتمال زیاد شخص مقابل را متقاعد می‌کند که برایتان کاری انجام دهد!

یک مزیت دیگرِ تشکر در انتهای ایمیل

اطلاعات بیشتری وجود دارد که از نتایج به دست آمده در مطالعه بومرنگ حمایت می‌کند. محققان دانشگاهی در استرالیا مشاهده کردند که یک تشکر صمیمانه، نرخ پاسخ‌دهی به ایمیل را به شدت افزایش می‌دهد. به علاوه، متوجه شدند که با نوشتن واژه «متشکرم» به‌جای «تشکر»، گیرنده ایمیل حس بهتری از فرستنده می‌گیرد و فکر می‌کند که شخصیت صمیمی‌تر و گرمتری دارد.

 

بهترین راه پاسخ دادن به تشکر

شاید گاهی شما گیرنده ایمیل باشید. اگر شما تشکر دریافت می‌کنید بهترین راه پاسخ به این تشکر چیست؟ همیشه می‌توانید در پاسخ، عبارت رایجی مثل «مشکلی نیست» یا «خواهش می‌کنم» را بنویسید یا جمله معروف دون کورلئونه در پدرخوانده را در انتهای ایمیل بیاورید که «یک روز من هم از شما خواهم خواست لطفی در حقم بکنید!» اما رابرت چالدینی،‌ استاد قانع‌سازی افراد، عبارت زیر را بهترین پاسخ ممکن به تشکر دیگران می‌داند: «می‌دانم شما نیز همین کار را برای من می‌کردید!» چرا این جمله احتمال کمک آن فرد به شما در آینده را افزایش می‌دهد؟‌ زیرا احساس متقابلی که این عبارت در دو طرف ایجاد می‌کند، قدرت عجیبی به آن می‌بخشد. البته با احتیاط از این عبارت استفاده کنید، چون قطعا نمی‌خواهید به یک سردسته مافیا تبدیل شوید که به افراد بخت‌برگشته‌اش گوشزد می‌کند به او بدهکارند و باید در آینده کاری خطرناک و غیرقانونی برایش انجام دهند!

نتیجه تحقیقات در یک جمله

«پیشاپیش متشکرم» بهترین عبارت برای پایان دادن به ایمیل است و بالاترین نرخ پاسخگویی را ایجاد می‌کند! اگر مقاله بهترین عبارت برای پایان ایمیل را دوست داشتید، لینک آن را در یکی از رسانه‌های خود قرار بدهید. پیشاپیش متشکرم!